Verwendung des Office Absence Managers unter Microsoft Outlook

Inhalt

• Stufen
• Methode 1 Outlook 2010/2013
• Methode 2 Outlook 2007
• Methode 3 Outlook 2003
• Methode 4 Senden Sie eine automatische Antwort ohne ein Exchange-Konto

Wenn Sie für eine Weile nicht in Ihrem Büro sind oder in den Urlaub fahren möchten, möchten Sie möglicherweise Personen informieren, die Ihnen E-Mails über Ihre Abwesenheit senden. Selbst wenn Sie kein Exchange-Konto haben, können Sie automatische Antworten senden, indem Sie einige Regeln erstellen.

Stufen

Methode 1 Outlook 2010/2013

1. Aktivieren Sie automatische Antworten Wählen Sie einen Exchange-Ordner. Wählen Sie diesen Ordner in Ihrer Bibliothek. Sie müssen einen Exchange-Ordner ausgewählt haben, um die automatische Antwortoption anzuzeigen. Öffnen Sie das Menü "Automatische Antwort (Abwesenheit)". Sie finden es, indem Sie auf das Menü Datei klicken und die Option Informationen auswählen.

2. 
   

   
   Konfigurieren Sie Ihre automatischen Antworten. Aktivieren Sie im Menü "Automatische Antwort" das Kontrollkästchen "Automatische Antworten senden". Sie können festlegen, wann der Assistent aktiv sein soll, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen aktivieren und die gewünschten Daten festlegen.

3. 
   

   
   
   
   Schreiben Sie Ihre Antwort. Verwenden Sie für E-Mails, die von Ihrem Exchange-Server gesendet werden, das Menü "In meiner Organisation". Verwenden Sie das Menü "Außerhalb meiner Organisation", um auf Briefe anderer Personen zu antworten. Wenn Sie mit Ihren Antworten zufrieden sind, klicken Sie auf OK.

4. 
   
   

   
   Deaktivieren Sie automatische Antworten. Wenn Sie Daten festlegen, um automatische Antworten zu ermöglichen, wird der Assistent automatisch deaktiviert, sobald die Zeit abgelaufen ist. Wenn Sie keinen bestimmten Zeitraum konfigurieren, bleibt der Assistent aktiviert, bis Sie das Menü "Automatische Antwort" öffnen und "Automatische Antwort nicht senden" auswählen.

Methode 2 Outlook 2007

1. 
   

   
   
   
   Aktivieren Sie den Office Manager. Klicken Sie auf das Menü Extras. Wählen Sie im Menü Extras die Option "Abwesenheitsassistent". Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Automatische Abwesenheitsantworten senden". Sie können den Aktivierungszeitraum des Managers festlegen, indem Sie das Kontrollkästchen aktivieren, um eine bestimmte Zeitspanne zu konfigurieren.

2. 
   

   
   Schreiben Sie Ihre Antwort. Verwenden Sie für E-Mails, die von Ihrem Exchange-Server gesendet werden, das Menü "In meiner Organisation". Verwenden Sie das Menü "Außerhalb meiner Organisation", um auf von anderen Personen gesendete E-Mails zu antworten. Wenn Sie mit Ihrer Antwort zufrieden sind, klicken Sie auf OK.

3. 
   

   
   Deaktivieren Sie den Abwesenheitsmanager. Wenn Sie einen Zeitraum zum Senden Ihrer automatischen Antworten einrichten, wird der Manager nach Ablauf des Zeitraums automatisch deaktiviert. Wenn Sie keinen Aktivierungszeitraum festlegen, wird dieser aktiviert, bis Sie das Menü für die automatische Antwort öffnen und "Automatische Abwesenheitsantworten nicht senden" auswählen.

Methode 3 Outlook 2003

1. 
   

   
   Aktivieren Sie den Office-Assistenten. Wählen Sie im Menü Extras den Abwesenheits-Assistenten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Ich bin gerade nicht im Büro".

2. 
   

   
   Schreiben Sie Ihre Antwort. Geben Sie in das Feld "e der automatischen Antwort, die einmal an jeden Absender gesendet wurde:" die zu sendende Antwort ein.

3. 
   

   
   Regeln hinzufügen. Sie können Ihrem Manager Regeln hinzufügen, um beispielsweise s von einigen Absendern an einen anderen Empfänger zu übertragen. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Regel hinzufügen ...", um eine benutzerdefinierte Regel zu konfigurieren. Sie können beispielsweise eine Regel erstellen, mit der Sie E-Mails von einem bestimmten Kunden an Ihren Geschäftspartner weiterleiten können, damit Sie während Ihrer Abwesenheit keine wichtige Korrespondenz verpassen.

4. 
   

   
   Deaktivieren Sie Ihren Abwesenheitsassistenten. Der Abwesenheits-Assistent bleibt aktiv, bis Sie das Menü für die automatische Antwort öffnen und "Keine automatischen Abwesenheitsantworten senden" auswählen.

Methode 4 Senden Sie eine automatische Antwort ohne ein Exchange-Konto

1. 
   

   
   Erstellen Sie Ihr Modell. Ohne ein Exchange-Konto sind keine automatischen Antwortoptionen verfügbar. Es ist weiterhin möglich, eine automatische Antwort aus einer Vorlage und einigen Regeln zu konfigurieren. Beginnen Sie mit dem Erstellen eines neuen. Dies ist Ihre automatische Antwortvorlage.
   • Wählen Sie ein Objekt, das die Situation kurz erklärt. Zum Beispiel "Abwesend zu “. Sie können auch die Wörter "automatische Antwort" in den Betreff schreiben, um den Empfänger sofort darüber zu informieren, dass die Antwort automatisch ist.
   • Schreiben Sie eine kurze. Schreiben Sie im Hauptteil von einen General, der sich an jeden Empfänger wenden kann. Sagen Sie uns, wie es möglich ist, Sie zu kontaktieren oder wen Sie sonst noch kontaktieren möchten.

2. 
   

   
   Speichern Sie Ihr Modell. Wenn Sie damit zufrieden sind, klicken Sie im Dropdown-Menü "Speichern unter" auf "Speichern unter ..." und wählen Sie "Outlook-Vorlage" aus. Dadurch wird die Datei als Vorlage gespeichert, die in Outlook geöffnet wird.

3. 
   

   
   Erstellen Sie die Regeln. Damit das automatische Antwortsystem ordnungsgemäß funktioniert, müssen Sie einige Regeln definieren, um den Prozess zu automatisieren. Klicken Sie in Office 2003/2007 auf das Menü Extras und wählen Sie "Regeln und Warnungen" aus. Klicken Sie in Office 2010/2013 auf das Menü Datei, wählen Sie Informationen aus und klicken Sie dann auf Regeln und Warnungen. Dadurch wird das Menü "E-Mail-Regeln" geöffnet.
   • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neue Regel". Sie werden aufgefordert, eine Vorlage auszuwählen. Aktivieren Sie im Abschnitt "Beginnen Sie mit einer leeren Vorlage oder Regel" die Option "Prüfen, wann sie eintreffen". Klicken Sie auf Weiter.
   • Definieren Sie, welche eine Antwort erfordern. Wenn Sie auf jede Quittung in Ihrer Nähe antworten möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Wo ich im Feld An angezeigt werde". Sie können dieses Feld einschränken, indem Sie bestimmte Absender oder E-Mails festlegen, die bestimmte Wörter im Objekt oder im Textkörper der enthalten. Klicken Sie auf Weiter, nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben.
   • Laden Sie Ihr Modell. Aktivieren Sie im nächsten Fenster das Kontrollkästchen "Mit einer bestimmten Vorlage antworten", um die zuvor erstellte Vorlage zu laden. Klicken Sie auf den Link in der Beschreibung für "ein bestimmtes Modell". Dadurch wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem Sie gefragt werden, wo sich die Modelle befinden. Wählen Sie "Benutzervorlagen in Systemdateien". Öffnen Sie die zuvor erstellte.
   • Konfigurieren Sie Ihre Ausnahmen. Wenn die Vorlage geladen wird, können Sie Bedingungen festlegen, für die die automatische Antwort nicht gesendet werden soll, z. B. einen bestimmten Empfänger oder bestimmte Arten von s. Klicken Sie auf Weiter, nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben.
   • Nennen Sie Ihre Regel. Bevor Sie den Vorgang abschließen, müssen Sie Ihrer Regel einen Namen geben. Verwenden Sie einen leicht zu merkenden Namen, damit Sie die Regel in Zukunft schnell deaktivieren können. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Diese Regel aktivieren", um sie zu aktivieren, und klicken Sie dann auf "Fertig stellen".

4. 
   

   
   Deaktivieren Sie die Regel. Wenn Sie ins Büro zurückkehren, können Sie die Regel deaktivieren, indem Sie das Menü "Regeln und Warnungen" erneut öffnen. Wählen Sie die Abwesenheitsregel aus, die Sie erstellt haben und die sich in der Liste Ihrer aktiven Regeln befindet, und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.

• Die Organisation repräsentiert normalerweise Ihr Unternehmen und besteht aus Personen, die ein Exchange-Konto auf demselben Server wie Sie haben.
• Das Menü Extras wird im Outlook-Hauptfenster angezeigt. Dies ist dasselbe Fenster, das beim Starten von Outlook angezeigt wird und die Menüs Datei, Bearbeiten, Anzeigen, Senden / Empfangen, Aktion und Hilfe enthält. Es gibt kein Menü Extras zum Erstellen und Anzeigen von Optionen wie s, Kontakten oder Aufgaben.
• Wenn das Kontrollkästchen "Automatische Antwort an Personen außerhalb meiner Firma senden" aktiviert ist, wird das Menü "Außerhalb meiner Organisation" neben dem Menünamen angezeigt (Ein).
• Der Empfänger muss in Ihrem Kontakteordner auf dem Exchange-Server vorhanden sein. Wenn die Kontakte nur in einem Ordner vorhanden sind, der Teil der persönlichen Ordnerdateien (.pst) ist, wird die automatische Antwort nicht gesendet.