Wie schreibe ich eine Auftragsbestätigung?

Inhalt

• Stufen
• Teil 1 Vorbereiten, um den Brief zu schreiben
• Teil 2 Eine Auftragsbestätigung schreiben

Ein Bestätigungsschreiben ist ein offizielles Dokument, das häufig vom Arbeitgeber an eine andere Institution gesendet wird, um die Beschäftigungshistorie eines Mitarbeiters zu validieren. Diese Korrespondenz ist in der Regel erforderlich, wenn eine Person einen Kredit beantragt, versucht, eine Immobilie zu mieten oder sich um eine neue Stelle bewirbt. Ein solches Schreiben ist auch erforderlich, um eine Arbeitserfahrung zu überprüfen. Wenn Sie ein Bestätigungsschreiben für die Beschäftigung schreiben, müssen Sie sich vorlegen, genaue Informationen über die Pflichten des Arbeitnehmers liefern und die Beschäftigung bestätigen. Denken Sie daran, einen offiziellen Briefkopf zu verwenden, geben Sie Ihre Kontaktinformationen an und unterschreiben Sie den Brief. Wir laden Sie ein, weiterzulesen, um sich mit dem Verfassen eines vollständigen und genauen Auftragsbestätigungsschreibens vertraut zu machen.

Stufen

Teil 1 Vorbereiten, um den Brief zu schreiben

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   Bestimmen Sie, warum Sie ein Bestätigungsschreiben schreiben möchten. Ihr Inhalt und Ihr Stil können je nach Empfänger des Briefes variieren. Wenn es sich um ein Finanzinstitut handelt, ist es besser, einen formellen Stil anzunehmen. Möglicherweise müssen Sie finanzielle Informationen wie Gehälter, Provisionen, Erhöhungen und Boni angeben. Wenn der Brief einen Mitarbeiter betrifft, der sich für eine neue Stelle bewirbt, können Sie ihn in einem freundlichen Stil verfassen und die Finanzinformationen weglassen.
   • Wenn Sie den Zweck und den Umfang des Briefes verstehen, können Sie ein Dokument verfassen, das genau den Bedürfnissen des Empfängers entspricht.

2. 
   

   
   
   
   Identifizieren Sie die beste Person, um den Brief zu schreiben. In der Regel wird dieses Schreiben vom Arbeitgeber im Namen des Arbeitnehmers verfasst. In diesem Fall ist es der Arbeitnehmer, der Sie in Ihrer Eigenschaft als Arbeitgeber auffordert, ihm eine Arbeitsbescheinigung für einen bestimmten Zweck auszustellen. Andererseits ist es auch möglich, dass ein Mitarbeiter den Brief selbst beschreibt. In diesem Fall schreibt der Mitarbeiter den Brief und fordert den Arbeitgeber auf, ihn zu unterschreiben. Dieser kann bei Bedarf geändert werden. Generell ist es jedoch Sache des Arbeitgebers, den Brief im Namen des Arbeitnehmers zu schreiben und nicht umgekehrt.
   • Wenn Sie einen solchen Brief an einen Ihrer Mitarbeiter schreiben, können Sie ihn an Ihre Standards anpassen und den Inhalt kontrollieren. Darüber hinaus wird der Brief mehr Gewicht haben, da Sie als Arbeitgeber der Autor sind. Es ist jedoch Zeit, diese Aufgabe abzuschließen. Als Arbeitgeber haben Sie wahrscheinlich einen vollen Terminkalender. Andererseits kann das Schreiben dieser Briefe mühsam sein. Es muss jedoch anerkannt werden, dass die Bestätigung von Anstellungsschreiben im Allgemeinen kurz ist. Infolgedessen nimmt das Schreiben nicht viel Zeit in Anspruch, insbesondere wenn Sie solche Briefe schon einmal geschrieben haben.
   • Wenn Sie als Mitarbeiter einen eigenen Brief schreiben, können Sie die Informationen, die dem Empfänger angezeigt werden sollen, leichter auswählen. Darüber hinaus müssen Sie Ihrem Arbeitgeber Ihre Vorstellungen zu diesem Thema nicht mitteilen. Darüber hinaus kann das Schreiben eines eigenen Briefes ihn von jeglichem Druck in Bezug auf die Fristen für die Erstellung des Briefes befreien. Mit anderen Worten, Ihr Chef wird glücklich sein, weil er den Brief nicht für Sie schreiben wird. Er muss es jedoch noch unterschreiben und wird es möglicherweise nicht tun, wenn Sie es so geschrieben haben. In diesem Fall müssen Sie den Brief wahrscheinlich umschreiben und Zeit verschwenden oder den Arbeitgeber bitten, ihn für Sie zu schreiben.

3. 
   

   
   
   
   Sammeln Sie die erforderlichen Informationen. Wenn Sie den Empfänger kennen, müssen Sie die erforderlichen Elemente zusammenstellen, um den Brief vollständig zu schreiben.
   • Wenn Sie der Arbeitgeber sind, sollten Sie erwägen, den Arbeitnehmer zu befragen, um den Inhalt des Schreibens zu bestimmen. Insbesondere müssen Sie die Empfängerinformationen, den Zweck des Briefes, die einzuschließenden Punkte und das Versanddatum angeben.
   • Wenn Sie der Arbeitnehmer sind und den Brief selbst schreiben müssen, verfügen Sie über alle erforderlichen Informationen, auch wenn Sie ihn zuerst mit Ihrem Arbeitgeber besprechen müssen, um herauszufinden, was er von diesem Brief erwartet. Auf diese Weise können Sie einen Brief schreiben, der den Anforderungen Ihres Arbeitgebers entspricht und bei der Unterzeichnung keine Probleme verursacht.

Teil 2 Eine Auftragsbestätigung schreiben

1. 
   

   
   Verwenden Sie einen Briefkopf der Firma. Tragen Sie zur Beschreibung Ihres Schreibens immer ein Blatt Papier mit dem offiziellen Firmenchef bei sich. Wenn Sie der Arbeitgeber sind, versuchen Sie, diese Regel automatisch anzuwenden. Wenn Sie Angestellter sind, müssen Sie Ihren Vorgesetzten bitten, einen Briefkopf des Unternehmens zu verwenden. Ein auf einem solchen Papier geschriebener Brief ist formeller und ermutigt den Empfänger, dem Inhalt zu vertrauen.
   • Wenn Sie keinen Briefkopf haben, können Sie einen mit Ihrem Computer erstellen. Lute sollte den Firmennamen, die Adresse, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse enthalten. Es sollte auch Informationen über den Verfasser des Briefes, seine Funktion und das Erstellungsdatum des Briefes enthalten.

2. 
   

   
   Seien Sie genau, indem Sie die Adresse des Empfängers eingeben. Wenn Sie seinen Namen kennen, senden Sie ihm den Brief direkt. Wenn nicht, geben Sie die Adresse des Unternehmens unter Angabe des Zwecks des Schreibens an.
   • Wenn Sie beispielsweise die Adresse und den Namen des Empfängers kennen, geben Sie diese unter Überschrift ein. Dann fahren Sie mit einem Hinweisformular als "teuer" fort.
   • Wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen, senden Sie den Brief an eine der Abteilungen des Unternehmens und geben Sie das Objekt in einer Zeile an. Wenn Sie beispielsweise ein Finanzinstitut eingeben, um ein Mitarbeiterdarlehen zu erhalten, können Sie den Brief an die örtliche Zweigstelle dieses Instituts senden. Sie können den Zweck des Schreibens mit einem Satz wie "Bestätigung des Arbeitsschreibens zum Zwecke der Gewährung eines Darlehens" angeben.

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   Stellen Sie sich vor. Wenden Sie den ersten Absatz Ihres Briefes an, um zu erklären, wer Sie sind und was der Zweck des Briefes ist. Sie müssen Ihre Position, Ihr Dienstalter im Unternehmen und die Dauer Ihrer Beziehung zum Mitarbeiter angeben. Auch wenn Sie der Arbeitnehmer sind, schreiben Sie den Brief aus Sicht Ihres Arbeitgebers, da er ihn unterschreibt.
   • Sie könnten zum Beispiel schreiben: "Mein Name ist Robert Martin und ich bin der Direktor für Vertrieb und Marketing bei ABC. Ich arbeite seit 12 Jahren für dieses Unternehmen. Ich kenne den Mitarbeiter seit sieben Jahren und bin seit drei Jahren sein direkter Vorgesetzter.

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   Bestätigen Sie die Beschäftigung des Interessenten. Im nächsten Abschnitt fassen Sie die Funktion des Mitarbeiters im Unternehmen zusammen. Sie geben insbesondere die Schichtdaten des Mitarbeiters in den verschiedenen Funktionen an, die er ausgeübt hat, seine aktuelle Position im Unternehmen, ob er Teil des Zeit- oder Festangestellten ist und noch übt. In diesen Absatz fügen Sie gegebenenfalls die Finanzinformationen des Mitarbeiters ein.
   • Hier ist ein Beispiel dafür, was Sie schreiben können. "Hiermit bestätigen wir, dass der Mitarbeiter seit dem 7. September 2003 sieben Jahre bei ABC Company tätig ist. Seit dem 7. Januar 2011 ist er ständiger Vertriebsassistent."
   • Hier ist ein weiteres Beispiel. "Hiermit bestätigen wir, dass der Mitarbeiter sieben Jahre lang, vom 7. September 2003 bis zum 7. Januar 2011, für ABC Company gearbeitet hat. Während dieser Zeit hatte er die Position des Assistant Sales Manager auf Vollzeitbasis inne. und er erhielt ein Jahresgehalt von 65.000 €. "

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   Fassen Sie die Aufgaben des Interessenten zusammen. In diesem Abschnitt beschreiben Sie die Aufgaben des Mitarbeiters im Unternehmen. Diese Informationen sind sehr hilfreich, wenn Sie einen Brief über jemanden schreiben, der sich für einen anderen Job bewirbt. Obwohl sich ein Bestätigungsschreiben von einem Empfehlungsschreiben unterscheidet, ist es immer gut, für das Thema vorteilhafte Wertschätzungen aufzunehmen. Dies verbessert Ihren Ruf als Arbeitgeber und hilft Ihrem Mitarbeiter, einen neuen Job, eine neue Immobilie oder ein neues Darlehen zu finden.
   • Hier ist ein Beispiel für diesen Absatz. "Bei ABC Company war der Mitarbeiter zunächst für den Verkauf von Heizkörpern in der Provence verantwortlich. Er hatte eine Führungsposition inne und war für ein Team von sieben bis neun Mitarbeitern verantwortlich. Zu seinen Aufgaben gehörte die Sicherstellung der Kundenzufriedenheit, die Bearbeitung ihrer Ansprüche und die vierteljährliche Berichterstattung an die Unternehmenszentrale über die Umsatzentwicklung in ihrer Region. "

6. 
   

   
   Kommunizieren Sie keine sensiblen oder illegalen Informationen über den Mitarbeiter. In den meisten Ländern gelten Gesetze bezüglich der Art der Informationen, die ein Unternehmen einem potenziellen Arbeitgeber über seine Mitarbeiter übermitteln kann. In einigen Vorschriften ist es Ihnen gestattet, nur mit seiner Zustimmung Informationen über einen Mitarbeiter bereitzustellen. Andere bieten praktisch keine Möglichkeit für einen Arbeitgeber, etwas über ihre Mitarbeiter preiszugeben, solange sie ehrlich und in gutem Glauben sind. Bevor Sie vertrauliche Informationen weitergeben, lesen Sie die diesbezüglichen Gesetze Ihres Landes. Weitere Beispiele finden Sie auf dieser Website.
   • In Alaska (USA) kann ein Arbeitgeber beispielsweise Informationen zur Arbeitsleistung bereitstellen. Er wird nicht haftbar gemacht, bis er wissentlich oder absichtlich falsche oder irreführende Informationen preisgibt oder Informationen, die die Bürgerrechte des Mitarbeiters verletzen.
   • Ein weiteres Beispiel ist der Bundesstaat Connecticut, in dem der Arbeitgeber alle wahrheitsgemäßen Angaben offenlegen darf.

7. 
   

   
   Geben Sie dem Empfänger Ihre Daten. Der letzte Absatz Ihres Schreibens sollte Informationen über die Kontaktinformationen des Arbeitgebers enthalten. Diese Informationen müssen angegeben werden, damit der Empfänger Sie im Bedarfsfall kontaktieren kann. Stellen Sie sicher, dass der Empfänger dies tun kann.
   • Hier ist ein Beispiel. "Wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen wünschen, rufen Sie mich unter (555) 555-5555 an oder schreiben Sie an die folgende E-Mail-Adresse: [email protected]. "

8. 
   

   
   Unterschreibe den Brief und sende ihn ab. Sobald Ihr Brief vollständig ist, müssen Sie ihn schließen und unterschreiben. Sie können es entweder direkt an den Interessenten weitergeben oder an den Empfänger senden.
   • Schließen Sie Ihren Brief mit einer Höflichkeit ab, zum Beispiel: "Ich bitte Sie, meine Damen und Herren anzubeten, meine besten Grüße."
   • Unterschreiben Sie Ihren Brief immer mit Ihrer offiziellen Unterschrift und Ihrer Position im Unternehmen.
   • Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Kontrollen durchführen und die amtlichen Stempel gemäß den von Ihrem Unternehmen für diese Art von Brief geltenden Standards stempeln lassen.