Wie schreibe ich einen Fortschrittsbericht?

Inhalt

• Stufen
• Teil 1 Starten Sie den Prozess
• Teil 2 Den Bericht schreiben
• Teil 3 Häufige Fehler vermeiden

Fortschrittsberichte sind sehr wichtig für die Verwaltung eines professionellen oder akademischen Projekts. Darüber hinaus helfen sie Ihnen, Ihre Vorgesetzten, Ihre Kollegen oder Ihre Kunden besser über den Fortschritt des von Ihnen realisierten Projekts zu informieren. In Ihrem Bericht sollten die durchgeführten Arbeiten und die zum Abschluss des Projekts erforderlichen Schritte angegeben werden.

Stufen

Teil 1 Starten Sie den Prozess

1. 
   

   
   Bestimmen Sie den Zweck Ihres Berichts. Möglicherweise werden Sie aus verschiedenen Gründen gebeten, einen Fortschrittsbericht zu beschreiben. Offensichtlich und in den meisten Fällen dient es dazu, den Fortschritt darzustellen, den Sie bei der Fertigstellung eines bestimmten Projekts erzielt haben. Sie müssen Ihr Ziel jedoch etwas genauer betrachten.
   • Ein Bericht über den Fortschritt eines Programms oder Forschungsprojekts unterscheidet sich geringfügig von einem Bericht über ein professionelles Projekt. In diesem Fall werden Sie gebeten, Angaben zu machen, ohne unbedingt andere Elemente wie die Kosten zu berücksichtigen. Dies ist jedoch nicht immer der Fall.
   • Ein Bericht an einen Kunden unterscheidet sich von einem Bericht für einen Vorgesetzten. In beiden Fällen müssen Sie die Gründe für das Verfassen Ihres Berichts berücksichtigen.

2. 
   

   
   
   
   Bestimmen Sie Ihre Leserschaft. Wenn Sie das Ziel Ihres Berichts festgelegt haben, müssen Sie die Informationen auswählen, die Ihre Leser benötigen, um sie in Ihr e aufzunehmen. Der Fortschrittsberichtsplan wird unabhängig vom vorgestellten Thema praktisch derselbe sein. Sie müssen jedoch die Besonderheiten Ihres Projekts berücksichtigen.
   • Wie stehen Ihre Leser zum Projekt? Welche Auswirkungen hat das Projekt auf sie? Diese Auswirkung ist beispielsweise unterschiedlich, wenn es sich um Ihren Vorgesetzten oder einen Kunden handelt.
   • Stellen Sie sich vor, welche Entscheidung die Leser nach dem Lesen Ihres Berichts treffen werden. Zum Beispiel kann es Logistik, Finanzierung oder Termine geben.
   • Bestimmen Sie, welche Informationen Ihre Leser benötigen, um an dem Projekt teilzunehmen, und folgen Sie diesen effektiv. Was sind die technischen Aspekte, die Ihre Leser wissen müssen? Sind sie an den Jargon gewöhnt, der in der fraglichen Aktivität verwendet wird?

3. 
   

   
   
   
   Finden Sie den besten Weg, um mit Ihrem Publikum zu kommunizieren. Ein Fortschrittsbericht ist nicht nur ein schriftliches Dokument, das Sie an Ihren Vorgesetzten oder Lehrer weitergeben. Es kann je nach Fall verschiedene Formen annehmen.
   • Ein Fortschrittsbericht kann eine mündliche Präsentation sein, die während eines wöchentlichen oder monatlichen Arbeitstreffens gehalten wird.
   • Dies kann auch in Form einer E-Mail erfolgen, die regelmäßig an Kollegen gesendet wird.
   • Sie können sich auch dazu entschließen, eine Notiz zu schreiben und sich an Ihren Vorgesetzten zu wenden.
   • In der Regel erstellen Sie einen offiziellen Bericht für einen Kunden oder eine Regierungsbehörde.

4. 
   

   
   Fragen Sie Ihren Koch. Versuchen Sie, möglichst viele Informationen von Ihren Vorgesetzten zu erhalten, es sei denn, Sie haben bereits einen solchen Bericht verfasst und wissen in diesem Fall alles über das Problem. In Ihrem Unternehmen ist möglicherweise eine bestimmte Präsentation erforderlich. In diesem Fall müssen Sie diese einhalten.

5. 
   

   
   Wählen Sie den Ton des Berichts. Alle Fortschrittsberichte sind nicht unbedingt formal. In der Realität werden interne Berichte an Kollegen oder direkte Vorgesetzte oft in einem entspannten Ton geschrieben. Aus diesem Grund müssen Sie sich bei Ihrem Vorgesetzten erkundigen, was er von Ihrem Bericht erwartet.
   • Wenn es sich um einen Bericht an einen Kunden oder einen Prüfungsausschuss für Abschlussarbeiten handelt, wird empfohlen, einen formellen Ton anzunehmen.
   • Ein formeller oder informeller Ton spielt jedoch keine Rolle, denn das Wichtigste ist, klar, präzise und ehrlich zu sein.

Teil 2 Den Bericht schreiben

1. 
   

   
   Wählen Sie die Präsentation Ihres Dokuments. Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, müssen Sie eine geeignete Präsentation auswählen und den Inhalt und den Ton Ihres Berichts festlegen.
   • Sie können eine Liste mit Aufzählungszeichen verwenden. Mit dieser Methode können Sie Ihre Informationen übersichtlich darstellen. Der Leser kann Ihr E leicht durchsuchen, um die erforderlichen Informationen zu erhalten. In einer solchen Liste kann es jedoch im Fall eines Zwischenberichts an Formalismus mangeln. Wenn sich der Bericht an Ihre Vorgesetzten richtet, ist es daher am besten, einen kurzen Bericht zu verwenden. Wenn Sie jedoch mit Kollegen kommunizieren, entscheiden Sie sich für eine E-Mail.
   • Denken Sie auch daran, Diagramme oder Tabellen einzuschließen. Dies ist besonders relevant, wenn Sie einen Fortschrittsbericht über ein Projekt verfassen, für das Sie eine Finanzierung beantragen, oder wenn Sie versuchen, dem Leser die erhaltene Finanzierung zu rechtfertigen.

2. 
   

   
   Organisieren Sie Ihr E in Absätzen. Ein guter Fortschrittsbericht sollte so klar wie möglich sein. Es ist am besten, Ihr e in Absätze zu unterteilen, um Informationen zu derselben Frage zu gruppieren.
   • Denken Sie zum besseren Verständnis darüber nach, Untertitel hinzuzufügen, damit Ihre Leser eine Vorstellung vom Inhalt der einzelnen Abschnitte haben. Wenn ein Punkt für sie von besonderem Interesse ist, können sie direkt darauf zugreifen.

3. 
   

   
   Schreiben Sie den Titel. Im Allgemeinen wird der Titel oben auf der ersten Seite platziert, wenn Sie Ihr Dokument auf den folgenden Seiten präsentieren. Dies hängt wiederum von den Präsentationsregeln Ihres Unternehmens oder Ihrer Universität ab. Nehmen Sie daher zu gegebener Zeit die erforderlichen Überprüfungen vor.
   • Der Titel muss das Datum, dh das Datum der Einreichung des Berichts, den Namen und die Funktion des Empfängers, den Namen des Autors, seine Funktion und den Zweck des Berichts enthalten.

4. 
   

   
   Geben Sie die Einführung. Dieser Abschnitt folgt nach dem Titel. Oft kann es kursiv geschrieben werden, um es vom Rest zu unterscheiden. E. Es dient dazu, einen Überblick über das Projekt und seinen Fortschritt zu geben. Sie stellen Fortschritte und erreichte Ziele vor.
   • Stellen Sie sicher, dass Sie das Thema des Berichts angeben. Stellen Sie auch das Projekt vor und erinnern Sie sich daran, dass es sich um eine Aktualisierung des Fortschritts handelt.

5. 
   

   
   Schreiben Sie den Körper Ihres e. Dieser Teil kann in Abschnitte und Unterabschnitte unterteilt werden. Tatsächlich handelt es sich im Wesentlichen nur um eine detailliertere Einführung. Untersuchen Sie den Inhalt und konkretisieren Sie ihn.
   • Geben Sie die Aufgaben an, die seit dem letzten Bericht ausgeführt wurden, sowie die Aufgaben, die gerade ausgeführt werden.
   • Analysieren Sie die aufgetretenen Probleme, die zu beantwortenden Fragen und die Lösungen, die beibehalten werden können.
   • Rufen Sie die Änderungen auf, die während des Projekts aufgetreten sind, und begründen Sie sie.
   • Möglicherweise möchten Sie auch andere Elemente wie Fluktuation, Kostenüberschreitungen, Verzögerungen, Schwierigkeiten beim Erhalt von Dokumenten oder Computer- und Sicherheitsprobleme berücksichtigen.

6. 
   

   
   Machen Sie die nächsten Schritte des Projekts. Dieser Abschnitt ist Teil des Berichts. Es dient dazu, den Leser über die verbleibenden Phasen des Projekts zu informieren. Vergessen Sie nicht, die Probleme zu erwähnen, die sich auf das Budget, die Verwaltung oder die Frist für den Abschluss des Projekts auswirken können.
   • Ignorieren Sie vor allem keine Änderung des Projekttermins.
   • Verwässerung vermeiden. Sorgen Sie sich jedoch nicht unnötig um den Leser und machen Sie keine Versprechungen, die Sie nicht einhalten können.

7. 
   

   
   Geben Sie die Gesamtzahl der geleisteten Stunden ein. Sie müssen nachweisen, wie viel Zeit Sie und Ihr Team für das Projekt aufgewendet haben, falls Sie eine haben. Ihre Leser werden wissen, dass Sie hart gearbeitet haben, ob es Ihr Vorgesetzter, Ihre Kunden oder eine Regierungsbehörde war, die Ihnen Geld geben konnte.

Teil 3 Häufige Fehler vermeiden

1. 
   

   
   Achten Sie darauf, nicht von Ihrem Motiv abzuweichen. Ihr Schreiben ist korrekt, solange Sie die oben beschriebenen Punkte einhalten. Bemühen Sie sich, sich nicht mit Randfragen auseinanderzusetzen, auch wenn sie interessant sind.
   • Wenn Ihr Projekt beispielsweise für die freiwillige Organisation eines Kunstereignisses vorgesehen ist, könnten Sie versucht sein, eine Analyse des bedauernswerten Standes der Kunstfinanzierung durchzuführen, aber dies hilft Ihnen nicht wirklich, den Fortschritt Ihres Projekts genau zu bestimmen.

2. 
   

   
   Sei einfach. Ein Zwischenbericht soll Ihre Fortschritte darstellen, ohne den Leser in einem Strom von Worten und überflüssigen Ideen zu ertränken. Alles, was Sie tun müssen, ist sich auf den Fortschritt des Projekts zu konzentrieren, die Schritte, die unternommen werden müssen, und die Änderungen, die vorgenommen werden müssen.
   • Je nach Empfänger des Berichts müssen Sie möglicherweise eine bestimmte Anzahl von Wörtern nicht überschreiten. Eine gute Regel ist es, die notwendigen Informationen so knapp wie möglich darzustellen.

3. 
   

   
   Vermeiden Sie es, zu vage zu sein. Stellen Sie sicher, den aktuellen Status des Projekts zu klären. Vermeiden Sie es zum Beispiel, etwas wie "Wir machen Fortschritte, um unser künstlerisches Ereignis zu finanzieren" zu sagen. Präsentieren Sie Ihre Informationen stattdessen expliziter: "Dank der zwei von diesen verschiedenen Institutionen gewährten Zuschüsse in Höhe von 5.000 Euro benötigen wir nur 2.000 Euro, um unser auf 12.000 Euro festgelegtes Ziel zu erreichen."

4. 
   

   
   Löschen Sie expansive Ausdrücke. Denken Sie daran, dass Sie einen klaren und präzisen Bericht verfassen möchten. Versuchen Sie natürlich, Ihr e nicht mit Ausdrücken zu überfrachten, die dem Bericht nichts hinzufügen. Zum Beispiel sind Begriffe wie "Total Disaster" oder "Überwältigender Erfolg" zu emotional oder zu vage, um in einem Bericht an einen Kunden oder Direktor enthalten zu sein.

5. 
   

   
   Zitieren Sie Ihre Quellen. Identifizieren Sie externe Informationsquellen, Daten und Grafiken, die in Ihren Bericht eingebettet sind. Sie können eine Seite hinzufügen, auf der Sie diese Quellen angeben.