So schreiben Sie einen Änderungsmanagementplan

Inhalt

• Stufen
• Methode 1 Schreiben Sie einen Plan, um organisatorische Änderungen zu verwalten
• Methode 2 Verfolgen Sie Änderungen an dem Projekt

Es gibt zwei Arten von Änderungsmanagementplänen. Man geht auf die Auswirkungen von Änderungen in einer Organisation ein und erleichtert den Übergang. Mit der zweiten Funktion können Sie Änderungen an einem einzelnen Projekt nachverfolgen und so die Änderungen an Produkten oder am Umfang des Projekts eindeutig dokumentieren. In diesen Plänen geht es darum, klar und genau zu kommunizieren, was getan werden muss.

Stufen

Methode 1 Schreiben Sie einen Plan, um organisatorische Änderungen zu verwalten

1. 
   

   
   Zeigen Sie die Gründe für die durchzuführenden Änderungen an. Nennen Sie die Faktoren, die zu der Entscheidung geführt haben, Änderungen vorzunehmen, z. B. schlechte Leistung, neue Technologie oder eine Änderung in der Mission des Unternehmens.
   • Ein Ansatz besteht darin, den aktuellen Stand des Geschäfts und die künftige Situation zu beschreiben, die mit diesem Plan geschaffen werden soll.

2. 
   

   
   Definieren Sie Art und Umfang der Änderungen. Beschreiben Sie kurz die erwartete Art des Projekts. Bestimmen Sie, ob sich dies auf Positionen, Prozessänderungen, Richtlinienänderungen oder die Organisationsstruktur auswirkt. Listen Sie Abteilungen, Arbeitsgruppen, Systeme oder andere Komponenten auf, die möglicherweise angepasst werden müssen.

3. 
   

   
   
   
   Beschreiben Sie die Unterstützung der Stakeholder. Listen Sie alle am Plan beteiligten Akteure auf, z. B. die Niederlassung, den Missionsleiter, den Befürworter, die Verbraucher oder die von der Änderung betroffenen Mitarbeiter. Geben Sie für jeden dieser Teile an, ob der Stakeholder die durchzuführenden Änderungen unterstützt.
   • Denken Sie daran, eine Tabelle zu erstellen, die diese Informationen klar und prägnant erläutert. Bewerten Sie für jede betroffene Partei das Prioritätsniveau (hoch, mittel oder niedrig) der folgenden Daten: Bekanntheit, Unterstützungsniveau, Einfluss.
   • Führen Sie nach Möglichkeit Einzelinterviews durch, um die Unterstützung der Stakeholder zu bewerten.

4. 
   

   
   Bilden Sie ein Team. Dieses Team ist dafür verantwortlich, mit allen Beteiligten zu kommunizieren, auf verschiedene Anliegen zu hören und sicherzustellen, dass die Operation unter den bestmöglichen Bedingungen durchgeführt wird. Wählen Sie Leute, die im Geschäft sehr glaubwürdig sind und über gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen.
   • Sie sollten einen Promoter von der Geschäftsleitung einstellen. Betonen Sie, dass es eine aktive Arbeit sein wird, Veränderungen zu fördern und nicht nur den Plan zu genehmigen.

5. 
   

   
   
   
   Entwickeln Sie einen Ansatz mit dem Management. Der Erhalt der gesamten Unterstützung des Unternehmens ist für den Erfolg der Operation von entscheidender Bedeutung. Ermöglichen Sie allen Führungskräften, die Änderungen zu kommentieren und zusammenzuarbeiten, um eine aktive Rolle in diesem Projekt zu spielen.

6. 
   

   
   Machen Sie einen Plan für jeden Schauspieler. Bewerten Sie für jeden Stakeholder, einschließlich derer, die das Projekt unterstützen, die damit verbundenen Risiken und Probleme. Beauftragen Sie das zuständige Team mit der Lösung dieser Probleme.

7. 
   

   
   Erstellen Sie einen Kommunikationsplan. Kommunikation ist das Schlüsselelement dieses Prozesses. Kommunizieren Sie häufig mit allen Beteiligten. Erläutern Sie die Gründe für die durchzuführenden Änderungen und die sich daraus ergebenden Vorteile.
   • Die Akteure sollten eine Eins-zu-Eins-Kommunikation in beide Richtungen erhalten. Persönliche Treffen sind unerlässlich.
   • Die Mitteilung muss von einem Befürworter der Geschäftsleitung, dem direkten Vorgesetzten jedes Mitarbeiters und jedem anderen Sprecher stammen, dem die Akteure vertrauen. Alle Kommunikationen müssen kohärent verlaufen.

8. 
   

   
   Achten Sie auf eventuelle Widerstände. Es gibt immer Widerstand gegen Veränderungen. Dies geschieht auf individueller Ebene. Daher müssen Sie persönlich mit den Stakeholdern kommunizieren, um die Ursache dieser Widerstände zu ermitteln. Achten Sie auf die Beschwerden, damit das Management sie beheben kann. Diese Bedenken umfassen normalerweise die folgenden Punkte.
   • Keine Motivation oder kein Gefühl der Dringlichkeit.
   • Kein Verständnis der Gesamtsituation oder Gründe für die Notwendigkeit von Änderungen.
   • Fehlende Beteiligung am Prozess.
   • Unsicherheit über die Stabilität des Arbeitsplatzes, zukünftige Rollen oder die Anforderungen und Fähigkeiten, die für zukünftige Positionen erforderlich sind.
   • Ein Versagen des Managements, die Erwartungen hinsichtlich der Implementierung von Änderungen oder Kommunikation zu erfüllen.

9. 
   

   
   Nimm die Hindernisse. Sie müssen auf Ansprüche reagieren, indem Sie die Kommunikation stärken oder die Strategie ändern. Für andere Ansprüche sind möglicherweise ergänzende Ansätze erforderlich, die Sie in Ihren Plan aufnehmen oder an das Management auslagern können. Prüfen Sie, welche dieser Optionen für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.
   • Bei Änderungen von Positionen oder Prozessen sollte die Schulung der Mitarbeiter oberste Priorität haben.
   • Wenn Sie eine möglichst reibungslose Übergangszeit planen, planen Sie Besprechungen oder erhöhen Sie die Leistungen an Arbeitnehmer.
   • Wenn die Stakeholder nicht motiviert sind, bieten Sie ihnen Anreize.
   • Wenn sie sich nicht mit dem Projekt verbunden fühlen, vereinbaren Sie ein Meeting, um Feedback einzuholen und Änderungen am Plan zu überprüfen.

Methode 2 Verfolgen Sie Änderungen an dem Projekt

1. 
   

   
   Definieren Sie die Rollen. Listen Sie die Rollen auf, die jedem für dieses Projekt zugewiesen werden. Beschreiben Sie die Verantwortlichkeiten und Fähigkeiten, die für jede Rolle erforderlich sind. Beauftragen Sie mindestens einen Chef de Mission, die Änderungen täglich umzusetzen, und einen Promoter, der alle Fortschritte verfolgt und wichtige Entscheidungen trifft.
   • Bei großen Projekten in einem großen Unternehmen müssen Sie möglicherweise die Rollen auf mehrere Personen mit Spezialkenntnissen verteilen.

2. 
   

   
   Richten Sie eine Kontrollkommission ein. IT-Projekte umfassen in der Regel eine Änderungskontrollkommission, die sich aus Vertretern der einzelnen Interessengruppen zusammensetzt. Diese Kommission ist für die Genehmigung von Anträgen anstelle des Leiters der Mission und die Übermittlung von Entscheidungen an die Interessengruppen zuständig. Dieser Ansatz eignet sich sehr gut für Projekte mit einer Reihe von Interessengruppen und erfordert möglicherweise eine häufige Neubewertung der Kernziele.

3. 
   

   
   Erstellen Sie einen Prozess, um die Anforderungen anzuwenden. Wie gelangen Sie von der Idee zur Realität, wenn ein Teammitglied den Fortschritt feststellt? Beschreiben Sie diesen Prozess hier, wie vom Team vereinbart. So könnte es aussehen.
   • Die Teammitglieder müssen ein Antragsformular ausfüllen und an die Projektbehörde senden.
   • Das HOM sollte die Informationen aus dem Formular in das Anforderungsprotokoll eingeben und dieses Protokoll aktualisieren, wenn Anforderungen berücksichtigt oder abgelehnt werden.
   • Der Manager fordert die Teammitglieder auf, einen genaueren Plan zu erstellen und den erforderlichen Aufwand abzuschätzen.
   • Der Missionsleiter sendet den Plan zur möglichen Annahme an den Projektträger.
   • Die Änderungen wurden vorgenommen. Die Interessengruppen werden regelmäßig über die Fortschritte informiert.

4. 
   

   
   Erstellen Sie ein Antragsformular. Die folgenden Daten müssen im Formular enthalten und im Änderungsprotokoll eingetragen sein.
   • Das Datum der Änderungsanforderung.
   • Die Anzahl der vom Projektmanager zugewiesenen Anforderungen.
   • Titel und Beschreibung.
   • Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer der Person, die das Formular ausfüllt.
   • Die Priorität, die jeder Anforderung zugewiesen wird (hoch, mittel oder niedrig). Für dringende Änderungen benötigen Sie möglicherweise bestimmte Fristen.
   • Produkt- und Versionsnummer (für IT-Projekte)

5. 
   

   
   Fügen Sie zusätzliche Informationen hinzu. Das Änderungsprotokoll muss auch in der Lage sein, getroffene Entscheidungen zu verfolgen und deren Umsetzung genau zu überwachen. Zusätzlich zu den Informationen aus den Antragsformularen müssen Sie Platz reservieren für:
   • Genehmigung oder Ablehnung von Anträgen,
   • die Unterschrift der Person, die die Anträge genehmigt oder ablehnt,
   • den Zeitrahmen für die Umsetzung der Änderungen,
   • die Daten, an denen die Änderungen enden.

6. 
   

   
   Verfolgen Sie wichtige Entscheidungen Zusätzlich zum Änderungsprotokoll könnte das Projekt von einer Aufzeichnung wichtiger Entscheidungen profitieren. Diese Aussage kann es Ihnen auf lange Sicht erleichtern oder Ihnen helfen, Projekte zu verfolgen, bei denen Änderungen in der Verwaltung vorgenommen wurden. Diese Datei kann auch als Kommunikationsleitfaden für Kunden oder Leitungsgremien dienen. Für jede rechtzeitig vorgenommene Änderung enthalten der Umfang oder die Anforderungen des Projekts, die Prioritätsstufen oder die Strategie, die angenommen werden sollen, die folgenden Informationen.
   • Projektinitiator.
   • Das Datum, an dem die Entscheidung getroffen wurde.
   • Eine Zusammenfassung der Gründe für die Entscheidung und des Ansatzes, mit dem sie erreicht wurden. Bitte fügen Sie alle relevanten Dokumente in den Prozess ein.