Wie erstelle ich eine Direktmail?

Inhalt

• Stufen
• Teil 1 Vorbereitungen
• Teil 2 Führen Sie einen Seriendruck mit Microsoft Office durch
• Teil 3 Durchführen eines Seriendrucks mit OpenOffice

Seriendruck ist eine Funktion der meisten Office-Suites, mit der Sie ein Basisdokument anpassen können, bevor Sie es an mehrere Empfänger senden. Es ist möglich, einen Serienbrief für eine große Anzahl verschiedener Dokumente zu erstellen, einschließlich Umschläge, Etiketten, Serienbriefe, s, Faxe oder auch nummerierte Coupons und Coupons.

Stufen

Teil 1 Vorbereitungen

1. 
   

   
   Erstellen Sie Ihre Datendatei. Es kann sich auch um ein Arbeitsblatt (Excel-Typ), ein Low-Data-Dokument oder ein Dokument mit der richtigen Formatierung handeln. In den meisten Fällen verwenden Unternehmen oder Einzelpersonen Tabellenkalkulationen. Dies ist die Option, die wir im Rest dieses Artikels als Beispiel verwenden werden.
   • Ihre Datendatei muss alle Informationen enthalten, die Sie zwischen zwei Kopien ändern möchten. Wenn Sie sich beispielsweise zum Senden eines benutzerdefinierten Serienbriefs entschließen, sollte Ihre Datendatei mindestens die Namen und Adressen der Personen enthalten, an die Sie den Brief senden möchten.
     • Platzieren Sie in einer einzelnen Zeile jede Information in einer Zelle in Ihrer Kalkulationstabelle. Am Ende der Erstellung Ihrer Datendatei sollte daher jede Informationskategorie (Name, Vorname, Adresse ...) eine eigene Spalte haben.
   • Wählen Sie relevante Überschriften für jede Ihrer Spalten. Der Seriendruck bindet die Daten Spalte für Spalte. Unabhängig von der verwendeten Software wird er also denken, dass die erste Zeile jeder Spalte der Art der Informationen entspricht, die im Rest der Spalte vorhanden sind. Wir empfehlen Ihnen daher, Namen zu verwenden, die für Sie relevant erscheinen, damit Sie sich leicht zurechtfinden.
     • Wenn Ihre Spalte zum Speichern von Familiennamen verwendet wird, könnte Slow beispielsweise "Name" lauten und unter der Langsamkeit können Sie die Nachnamen der beteiligten Personen eingeben. Wenn Sie also im nächsten Schritt des Mailings gefragt werden, welches Feld Sie in Ihren Typ einfügen möchten, wird "Name" geschrieben und Sie merken sich, was es ist.
   • Benutzer der Microsoft Office-Suite, die Microsoft Outlook zum Schreiben verwenden, haben auch die Möglichkeit, ihr Adressbuch als Datendatei zu verwenden.

2. 
   

   
   
   
   Speichern Sie Ihre Datendatei. Speichern Sie es an einem Ort, an den Sie sich leicht erinnern können, und geben Sie ihm einen mehrdeutigen Namen, damit Sie es leicht finden können.

3. 
   

   
   Schreiben Sie jetzt Ihr Basisdokument. Dies ist das Typdokument, das Sie später anpassen werden. Wenn Sie sich beispielsweise für die Beschreibung eines Musterbriefs entscheiden, ist Ihr Basisdokument der Brief selbst. Alle Felder, die Sie mit dem Seriendruck personalisieren möchten, sollten zu diesem Zeitpunkt leer bleiben.

Teil 2 Führen Sie einen Seriendruck mit Microsoft Office durch

1. 
   

   
   Greifen Sie auf die Seriendruckfunktion zu. Öffnen Sie Ihr Basisdokument, und klicken Sie auf "Seriendruck", dann auf "Seriendruck starten" und dann auf "Assistent für den schrittweisen Seriendruck". Wenn die Funktionalität nicht ersichtlich ist, klicken Sie auf "Extras"> "Briefe und Mailings"> "Seriendruck".

2. 
   

   
   
   
   Beantworten Sie die Microsoft Office-Fragen. Das Word-Mailing-Tool umfasst einige Schritte, die Sie ausführen müssen, um Ihr Leben zu erleichtern und die Daten zwischen Ihrem Basisdokument und Ihrer Datendatei zusammenzuführen, die intelligenter und besser auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.
   • Beginnen Sie mit der Angabe des Dokumenttyps Ihres Quelldokuments. Klicken Sie auf den Typ, der dem in Ihrem Dokument am nächsten kommt, und klicken Sie auf Weiter: Basisdokument.
   • Geben Sie das Basisdokument an, das Sie verwenden möchten. Wenn Sie bisher unseren Erklärungen gefolgt sind, sollten Sie das Kontrollkästchen "Aktuelles Dokument verwenden" aktivieren können. Klicken Sie auf "Weiter: Empfänger auswählen".

3. 
   

   
   Wählen Sie aus, was Word "eine vorhandene Liste" nennt. Dies ist eigentlich die Datendatei, die Sie zuvor erstellt haben. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen und klicken Sie auf "Weiter", um Ihren Computer nach Ihrer Datendatei zu durchsuchen und sie mit Ihrem Quelldokument zu verknüpfen.
   • Wenn Sie es vorziehen, Ihr Outlook-Adressbuch zu verwenden, ist dies auch möglich, aktivieren Sie einfach das entsprechende Kontrollkästchen.

4. 
   

   
   Wählen Sie die zu verwendenden Daten. Mit Office können Sie ganze Informationsspalten nach Belieben auswählen oder die Auswahl aufheben. Auf diese Weise können Sie auswählen, welche Felder in Ihr Basisdokument eingefügt werden sollen, wodurch Ihre Datendatei vielseitiger wird, da Sie in verschiedenen Mailings unterschiedliche Informationen verwenden können. Sobald alles richtig scheint, klicken Sie auf "Weiter".
   • Die Daten können sortiert werden, indem Sie auf den Kopf jeder Spalte klicken. Auf diese Weise können Sie beispielsweise schnell nach genauen Informationen suchen, wenn Ihre Datendatei dies erfordert.

5. 
   

   
   Fügen Sie Felder in das Basisdokument ein. Auf dieser neuen Seite des Mailing-Assistenten werden Sie aufgefordert, Ihr Basisdokument zu schreiben (sofern dies noch nicht geschehen ist). Außerdem wird Ihnen eine große Auswahl an Optionen angeboten, um Datenfelder aus Ihrer Datendatei in Ihre einzufügen Basisdokument.
   • Um ein Feld in Ihr Basisdokument einzufügen, platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie das Feld platzieren möchten, und klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche im Assistenten, um Ihr Feld einzufügen.
     • Es ist möglich, ein falsch platziertes Feld zu löschen oder es zweimal zu platzieren, indem Sie die Entf-Taste auf Ihrer Tastatur drücken, als ob Sie versuchen, einen einfachen Buchstaben in Word zu löschen.
   • Die vorkonfigurierten Optionen variieren geringfügig je nach Dokumenttyp, den Sie für Word festgelegt haben. Office bemüht sich, die richtigen Datentypen basierend auf der ausgewählten Datendatei bereitzustellen. Wenn Sie Word beispielsweise angegeben haben, dass Sie einen Serienbrief schreiben, wird möglicherweise eine Option angezeigt, mit der Sie einen Adressblock einfügen können, der den Namen und den Vornamen des Empfängers sowie seine vollständige Adresse enthält nur ein paar Zeilen.
     • Bei einigen vorkonfigurierten Optionen werden automatisch sekundäre Fenster geöffnet, in die Sie die erforderlichen Informationen eingeben können. Aber keine Sorge, all dies wird immer ziemlich klar und leicht verständlich erklärt.
     • Wenn Sie eine dieser vorkonfigurierten Optionen verwenden und Word nicht in der Lage zu sein scheint, die richtigen Informationen in Ihrer Datendatei zu finden, ist dies kein Problem: Klicken Sie auf "Felder abgleichen" und teilen Sie dem Programm mit, welchen Feldern die einzelnen Felder entsprechen. Beispielsweise können Sie Word anzeigen, dass es die Spalte "Name" Ihrer Datendatei verwenden muss, um das Feld "Nachname" in dem Adressblock Ihres Quelldokuments aufzufüllen.
   • Um Ihre eigenen Felder zu verwenden, klicken Sie auf "Zusätzliche Optionen". Sie können dann die Überschriften Ihrer Spalten sehen und stattdessen diese Namen verwenden.

6. 
   

   
   Überprüfen Sie Ihre Briefe. Wenn Sie den Seriendruck verwenden, sollten Sie wissen, dass die benutzerdefinierten Felder zum Zeitpunkt des Drucks nur die genauen Daten enthalten (die Sie aus Ihrer Datendatei importiert haben). In Office können Sie jedoch eine Vorschau Ihres Dokuments anzeigen, um zu überprüfen, ob die Informationen ordnungsgemäß platziert wurden, wie Sie es durch Platzieren der verschiedenen Felder beschlossen haben. Zögern Sie nicht, eine Vorschau Ihres Dokuments mehrmals anzuzeigen, bis alles genau so ist, wie Sie es möchten.

7. 
   

   
   Schließen Sie das Zusammenführen Ihrer beiden Dokumente ab. Der letzte Schritt der schrittweisen Zusammenführungshilfe zeigt an, dass alles vorhanden ist und die Software zum Drucken Ihrer Dokumente bereit ist. Er druckt dann so viele Kopien wie nötig, indem er zwischen den Feldern variiert, die Sie im Quelldokument angegeben haben.
   • Sie können einzelne Änderungen an den Buchstaben Ihrer Wahl vornehmen, indem Sie auf die Schaltfläche "Buchstaben einzeln bearbeiten" klicken, bevor Sie mit dem Drucken der Dokumente beginnen.

Teil 3 Durchführen eines Seriendrucks mit OpenOffice

1. 
   

   
   Erstellen Sie eine Datenbank. Bei OpenOffice.org ist für einen Seriendruck immer eine Datenbank erforderlich. Sie können Ihre Daten jedoch immer zuerst in einer Kalkulationstabelle (z. B. Excel oder Calc) ablegen.
   • Öffnen Sie in Ihrem Basisdokument das Menü Datei und wählen Sie die Option zum Erstellen einer neuen Datenbank.
   • Aktivieren Sie im gerade geöffneten Dialogfeld das Kontrollkästchen "Mit einer vorhandenen Datenbank verbinden". Wählen Sie im Dropdown-Menü "Tabellenkalkulation" und klicken Sie dann auf "Weiter".
   • Teilen Sie OpenOffice.org auf der nächsten Seite den Pfad für den Zugriff auf die zu verwendende Tabelle mit. Sie können auch wählen, ob Sie ein Kennwort für die Datenbank festlegen möchten oder nicht, indem Sie das Kontrollkästchen unter dem Pfad der Datendatei aktivieren. Klicken Sie auf "Weiter".
   • Wählen Sie in diesem Fenster aus, ob Sie die Datenbank auf Ihrem Computer speichern möchten (um später den Zugriff zu erleichtern) und ob Sie die Datenbank öffnen möchten, damit Sie Änderungen daran vornehmen können (dies ist wahrscheinlich nicht der Fall) nicht erforderlich, wenn Sie gerade Ihre Tabelle erstellt haben). Klicken Sie auf "Fertig stellen", um die Datenbank zu speichern.
     • Geben Sie Ihrer Datenbank einen leicht zu merkenden Namen, damit Sie später keine Zeit damit verschwenden müssen, danach zu suchen.

2. 
   

   
   Fügen Sie Ihre Felder ein. Nachdem Ihr Basisdokument mit einer leicht verständlichen Datenbank für OpenOffice.org verknüpft ist, müssen Sie nur noch die Daten Ihrer Wahl in Ihrem Seriendruck zusammenführen.
   • Klicken Sie im Untermenü auf das Menü "Einfügen", dann auf "Felder" und schließlich auf "Andere ...". Sie können auch mit der Tastenkombination "Strg + F2" darauf zugreifen.
   • Klicken Sie im Dialogfeld auf die Registerkarte "Datenbank".
   • Klicken Sie auf die Schaltfläche "Durchsuchen" unten rechts im Dialogfeld und suchen Sie nach der soeben erstellten Datenbank.
     • Sobald Ihre Datenbank ausgewählt ist, wird sie in der Liste "Ausgewählte Datenbanken" auf der rechten Seite des Fensters angezeigt.
   • Wählen Sie in der Liste mit dem Namen "Typ" links im Fenster "Mailing Fields" aus.
   • Klicken Sie auf die Schaltfläche "+" neben Ihrer Datenbank: Darunter sollte eine Tabelle angezeigt werden. Klicken Sie dann auf das "+" neben "Dies" und Sie sehen die Felder, die Sie beim Erstellen Ihrer Tabelle ausgewählt haben.
   • Wählen Sie eines der Felder aus, die Sie einfügen möchten, und klicken Sie auf "Einfügen", um es in Ihr Basisdokument einzufügen.
     • Denken Sie daran, den Cursor an der Stelle zu platzieren, an der Sie das Feld einfügen möchten. Wenn Sie vergessen, ist dies kein Problem: Schneiden Sie das Feld ab und kleben Sie es an die richtige Stelle.
     • Wie bei Office werden Felder in Ihrem Basisdokument als einfache alphanumerische Zeichen behandelt. Sie können sie mit der Leertaste verschieben oder mit der Löschtaste auf Ihrer Tastatur löschen.

3. 
   

   
   Beenden Sie die Fusion. Vergewissern Sie sich, dass alle Felder richtig platziert sind. Sobald diese Überprüfung abgeschlossen ist, starten Sie den Druckvorgang. Anschließend werden so viele Kopien wie nötig gedruckt, indem Sie zwischen den Feldern wechseln, die Sie im Basisdokument angegeben haben