So organisieren Sie Ihre Zeit effektiv

Inhalt

• Stufen
• Teil 1 Beurteilen Sie die aktuelle Verwaltung Ihrer Zeit
• Teil 2 Ablenkungen vermeiden
• Teil 3 Deine Zeit effektiv nutzen

Jeder hat jemals jemanden beschweren hören, dass es nicht genug Stunden am Tag gibt, um alles zu tun, was sie tun müssen. Einige grundlegende Tipps zum Organisieren und Verwalten Ihrer Zeit können Ihnen dabei helfen, Ihre Zeit optimal zu nutzen. Indem Sie lernen, wie Sie Ihre Zeit effektiv organisieren, können Sie noch viel mehr erreichen.

Stufen

Teil 1 Beurteilen Sie die aktuelle Verwaltung Ihrer Zeit

1. 
   

   
   Beobachten Sie Ihre täglichen Aktivitäten. Beobachten Sie, was Sie jeden Tag tun, und notieren Sie, wie Sie Ihre Zeit auf unterschiedliche Weise verbringen. Sie werden überrascht sein, wie viel Zeit Sie an dem Tag verschwenden, wenn Sie es mit der Zeit vergleichen, die Sie damit verbringen, das zu tun, was Sie zu tun haben.
   • Vergessen Sie nicht, die sinnloseren Aktivitäten zu beachten, zum Beispiel beim Zubereiten Ihres Frühstücks, bei der Hausarbeit, beim Duschen usw.

2. 
   

   
   Notieren Sie alle Ihre Aktivitäten in einem Notizbuch. Wenn Sie alle Ihre Aktivitäten beobachtet und geschätzt haben, wie viel Zeit Sie damit verbringen, schreiben Sie sie in ein Notizbuch. Tragen Sie alle Informationen in dasselbe Notizbuch ein, da Sie Muster, die sich wiederholen, und Zeiten, in denen Sie Zeit verlieren, leichter identifizieren können, wenn Sie sie alle auf derselben Seite sehen.
   • Merken Sie sich nichts und notieren Sie sich deutlich jeden Eintrag im Notizbuch. Gruppieren Sie keine einzelnen Ereignisse in einem Eintrag, unterschätzen Sie keine geringfügigen Aufgaben und notieren Sie die genauen Zeiten, zu denen Sie den Ausfall Ihres Tages beurteilen.
   • Es kann nützlich sein, bestimmte Aktivitäten in Kategorien zu gruppieren. Zum Beispiel könnten Sie blaue Hausarbeit, rote Arbeitstätigkeiten und Hobbys in Schwarz bemerken. So können Sie sich besser vorstellen, wie Sie Ihre Zeit verbringen.

3. 
   

   
   
   
   Bewerten Sie Ihre Zeit. Verbringst du eine Stunde damit, nichts zu tun? Zwei Stunden, um zu entscheiden, wo man isst? Acht Stunden im Internet surfen? Suchen Sie nach Vorlagen, in denen Sie erfahren, wie Sie Ihre Zeit verbringen, und bestimmen Sie, welche Aktivitäten benötigt werden und welche nicht.
   • Verlierst du Zeit, weil dir die Kontrolle über dich selbst fehlt? Legen Sie Dinge zu oft über Nacht? Übernimmst du zu viel Verantwortung? Dies sind Fragen, die Sie sich stellen sollten, während Sie bewerten, wie Sie Ihre Zeit verbringen.
   • Möglicherweise stellen Sie fest, dass Sie Ihren Tag auf eine Weise aufteilen, die keinen Sinn ergibt. Beispielsweise ist es möglicherweise nicht ratsam, eine halbe Stunde zu arbeiten, bevor Sie zehn Minuten lang unwichtige Dinge erledigen, bevor Sie wieder eine halbe Stunde arbeiten. Sie sind fokussierter und produktiver, wenn Sie eine Stunde lang arbeiten und sich später um weniger wichtige Dinge kümmern.
   • Es ist besser, wenn Sie Ihre Aufgaben lösen, indem Sie sie aufschlüsseln. Diese Methode fordert Sie auf, einer einzelnen Aufgabe einen bestimmten Zeitraum zuzuweisen, ohne abgelenkt zu werden.

4. 
   

   
   
   
   Denken Sie über Anpassungen nach. Jetzt, da Sie genau wissen, was Sie in Ihrer Zeit tun, nehmen Sie aktive Anpassungen an Ihrem Zeitplan vor. Stellen Sie sicher, dass Sie Bereiche identifizieren, die Sie nicht reduzieren können. Es ist nicht so, dass etwas viel Zeit in Anspruch nimmt, sondern dass Sie Zeit verschwenden.

5. 
   

   
   Finde heraus, was los ist. Wenn Sie drei Stunden am Tag mit dem Senden von Arbeitspapieren verbringen, ist es unwahrscheinlich, dass Sie weniger Zeit für diese Aktivität aufwenden müssen. Wenn Sie jedoch zwischen zwei Jobs vier oder fünf Mitarbeiter entsenden, können Sie möglicherweise die Zeit reduzieren, die Sie für diese Aktivität aufwenden.

6. 
   

   
   Ändere deine Gewohnheiten. Was auch immer Ihr Problem mit der Verwaltung Ihrer Zeit ist, es gibt immer eine Lösung. Sobald Sie die Zeit gefunden haben, die Sie verschwenden oder wie Sie Ihre Zeit verbringen sollten, müssen Sie konzertierte Anstrengungen unternehmen, um Ihre Zeitmanagementgewohnheiten zu ändern.
   • Wenn Sie zu viel Zeit mit Hausarbeit oder Essenszubereitung verbringen, sollten Sie eine Haushälterin oder einen Koch engagieren. Für manche Menschen ist ihre Zeit mehr wert als ihr Geld.
   • Möglicherweise verbringen Sie einen Großteil Ihres Tages damit, ziellos im Internet zu surfen. Sie können den Zugriff auf bestimmte Websites oder soziale Netzwerke einschränken, wenn Sie lieber arbeiten oder etwas anderes tun möchten.

Teil 2 Ablenkungen vermeiden

1. 
   

   
   Identifizieren Sie die Ablenkungen in Ihrem Leben. Ständige Ablenkungen sind die größte Bedrohung für ein gutes Zeitmanagement. Sie müssen verstehen, welche Aktivitäten oder welche Personen dazu neigen, Ihre Zeit zu verschwenden. Egal, ob es ein Freund ist, der nie aufhört zu reden, oder ein schuldiges Vergnügen, das Sie von Ihrem Job abhält, Sie müssen Wege finden, um alles zu vermeiden, was Ihre Zeit verschwendet.
   • Wenn Sie viel Zeit mit etwas verbringen, das nicht zu den gewünschten Ergebnissen führt, ist dies wahrscheinlich eine Ablenkung in Ihrem Leben, die Sie vermeiden sollten.
   • Wenn Sie in einem Büro arbeiten, werden Sie wahrscheinlich viele Ihrer Kollegen als Ablenkung betrachten. Vermeiden Sie unnötige Gespräche, wenn Sie etwas zu tun haben. Vergessen Sie jedoch nicht, dass Ihre Einstellung im Büro genauso wichtig für den Fortschritt Ihrer Karriere ist wie Ihre Zeitmanagementfähigkeiten. Sie sollten also nicht schlecht sein.

2. 
   

   
   Vermeiden Sie lange Gespräche am Telefon. Wenn Sie viel Zeit am Telefon verbringen, müssen Sie möglicherweise Ihre Gesprächsgewohnheiten anpassen. Oft können Sie mit persönlichen Gesprächen schnellere Ergebnisse erzielen als mit Telefongesprächen. Aus diesem Grund müssen Sie weniger Zeit in der Leitung aufwenden.
   • Viele Telefongespräche, insbesondere zu Beginn oder am Ende, beinhalten unnötige oder unnötige Diskussionen. Die Leute neigen dazu, vom Thema abzuweichen, während sie telefonieren. Sie müssen also aufpassen. In persönlichen Besprechungen fühlen Sie sich gezwungener, nur das Thema zu besprechen, das Sie interessiert. Dies geschieht, weil es keine anderen Ablenkungen gibt, wenn Sie sich vor Ihrem Anrufer befinden.

3. 
   

   
   Verbringen Sie nicht zu viel Zeit im Internet. Viele Leute benutzen das Netz als wichtiges Werkzeug, um Aufgaben zu erledigen, die erledigt werden müssen. Genauso viele lesen sinnlose Artikel oder Sportnachrichten oder schauen sich Bilder von Stars, Katzen oder Welpen an. Konzentrieren Sie sich, während Sie das Internet nutzen. Es gibt Programme, die Sie installieren können, um bestimmte Apps, Websites und Domänen zu blockieren und so die Ablenkungen zu verringern, die das Web bietet.
   • Vermeiden Sie Facebook und andere soziale Netzwerke, wenn Sie sich auf etwas anderes konzentrieren möchten.
   • Sie werden auch viel Zeit damit verschwenden, bei Google nach verschiedenen Themen zu suchen. Sie könnten sich überlegen, ein einzelnes Thema schnell zu durchsuchen, und bevor Sie es wissen, haben Sie drei Stunden damit verbracht, die Tiefen des Netzes zu durchsuchen.

4. 
   

   
   Verwenden Sie ein "Bitte nicht stören" -Schild. Sie kennen wahrscheinlich dieses Schild, das an der Tür des Hotelzimmers hängt. Es kann im Büro oder an Ihrem Arbeitsplatz genauso effektiv sein. Sie können diese Art von Schildern abholen, indem Sie das Schild im nächsten Hotel abholen, in dem Sie übernachten, oder indem Sie eines zu Hause ausdrucken, das Sie bei Bedarf an Ihre Bürotür hängen können. So vermeiden Sie unnötige Gespräche, die Sie von Ihrer Arbeit ablenken.
   • Wenn Sie zu Hause arbeiten, ist es wichtig, dass Sie nur einen Arbeitsplatz zur Verfügung haben. Arbeiten Sie nicht in den öffentlichen Bereichen des Hauses, da der Fernseher, das Telefon oder die Videospielkonsole Sie leicht von Ihrer Arbeit ablenken können.

5. 
   

   
   Nehmen Sie sich Zeit für die unvermeidlichen Ablenkungen. Es gibt einige Ablenkungen, die Menschen einfach nicht vermeiden können. Manchmal ist es Ihr Chef, der zu Ihnen kommt, um Dinge zu besprechen, und andere oder ein älteres Familienmitglied, das Hilfe bei einfachen Dingen benötigt. Was auch immer diese unvermeidlichen Ablenkungen sein mögen, wenn Sie sich im Voraus vorbereiten, sie beeinträchtigen nicht die Zeit, die Sie für andere Projekte oder Aktivitäten benötigen, die Sie abschließen müssen.

Teil 3 Deine Zeit effektiv nutzen

1. 
   

   
   Schreibe alles. Verlassen Sie sich nicht auf Ihr Gedächtnis, um die Aufgaben zu erledigen, die Sie erledigen müssen. Schreiben Sie alles, was Sie tun müssen, an einem Ort auf und seien Sie bereit, diese Liste häufig zu konsultieren, um Ihre Ziele zu erreichen.
   • Auch wenn Ihnen die betreffende Aufgabe geringfügig oder zweitrangig vorkommt, notieren Sie sie. Ihr Kalender sollte mit kleinen Kommentaren wie "John anrufen", "Gewinnspanne ermitteln" oder "Eine an den Chef senden" gefüllt sein.
   • Führen Sie stets ein Notizbuch mit, um die angezeigten Aufgaben zu notieren. Sie denken, Sie werden später daran denken, sie zu schreiben, aber Sie werden es nicht tun.

2. 
   

   
   Verwenden Sie einen Kalender. Indem Sie Ihren Tools einen einfachen Kalender hinzufügen, der Ihnen beim Organisieren hilft, können Sie Ihre Zeit effizienter organisieren. Schreiben Sie neue Termine, Hausaufgaben oder Besprechungen, wenn sie zu Ihrem Zeitplan passen. Nehmen Sie sich jeden Morgen die Zeit, Ihren Kalender erneut zu lesen, um herauszufinden, was vor Ihnen liegt.

3. 
   

   
   Überlastung vermeiden. Organisieren Sie Ihren Zeitplan, um zu vermeiden, dass zu viele Dinge gleichzeitig erledigt werden müssen oder für zu viele Projekte verantwortlich sind. Überprüfen Sie Ihren Kalender, bevor Sie etwas akzeptieren, um sicherzustellen, dass Sie die Zeit haben. Auf diese Weise bleiben Sie organisiert und können Ihren Kalender regelmäßig einsehen.

4. 
   

   
   Beseitigen Sie Ablenkungen. Organisieren Sie Ihre Zeit produktiv, indem Sie Elemente eliminieren, die Sie ablenken oder dazu führen könnten, dass Sie Ihr Ziel aus den Augen verlieren oder zu spät kommen. Halten Sie Fernseher und Spielekonsolen von dem Raum fern, in dem Sie lernen oder Rechnungen bezahlen, um sich nur auf die Aufgaben zu konzentrieren, die zuerst erledigt werden müssen, und um die Hobbys für später aufzubewahren.

5. 
   

   
   Organisieren Sie Ihre Aufgaben. Verwalten Sie Ihre Zeit effizient, indem Sie sich so organisieren, dass Sie zuerst einige wichtige oder dringende Aufgaben erledigen. Notieren Sie es in Ihrem Kalender, indem Sie es mit einem speziellen Farbmarker markieren oder indem Sie einen Aufkleber anbringen. Kümmere dich zuerst um diese dringenden Aktivitäten, damit du genug Zeit hast, sie zu beenden, und arbeite dann an weniger dringenden Aktivitäten, sobald du die ersten abgeschlossen hast.
   • Zögern Sie nicht, Ihre Prioritäten von Zeit zu Zeit zu ändern. Es gibt Dinge, die in letzter Minute auftauchen können und schnell Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Sie müssen aufhören zu tun, was Sie tun, und manchmal Ihre Energie und Zeit auf eine Last-Minute-Aktivität konzentrieren. Stellen Sie einfach sicher, dass es nicht zu oft passiert.
   • Wenn Sie feststellen, dass Sie Ihre Prioritäten während des Tages ständig neu ordnen, stimmt etwas nicht. Auch wenn Sie mit geringfügigen Anpassungen des Zeitaufwands rechnen müssen, kann dies daran liegen, dass Sie Ihre Aktivitäten von Anfang an nicht richtig organisiert haben.

6. 
   

   
   Sei realistisch. Geben Sie sich eine realistische Zeit, um jede Ihrer Aufgaben zu erledigen. Wenn Sie glauben, dass eine Aktivität eine halbe bis eine Stunde dauert, geben Sie sich eine Stunde Zeit. Indem Sie realistisch überlegen, wie lange eine Aktivität dauern wird, vermeiden Sie Überlastung oder Verspätung.
   • Vorbeugen ist immer besser als heilen und gibt Ihnen mehr Zeit als Sie brauchen. Wenn Sie Ihre Aufgabe früher beenden, können Sie mit der nächsten Aufgabe fortfahren, was Ihre Produktivität nicht beeinträchtigen sollte.

7. 
   

   
   Organisieren Sie die grundlegenden Aktivitäten. Vergessen Sie nicht, die Zeit zu zählen, die Sie für grundlegende Aktivitäten wie Essen oder Duschen benötigen. Dies mag für Sie natürlich erscheinen, aber es ist wichtig, dass Sie sich die Zeit nehmen, sie unter Ihren anderen Aktivitäten zu erledigen, um sicherzustellen, dass Sie sie nicht vergessen oder nicht zu spät kommen.

8. 
   

   
   Verwenden Sie ein Erinnerungssystem. Richten Sie zusätzlich zu Ihrem Zeitplan ein einfaches Erinnerungssystem ein, damit Sie sich an wichtige Aufgaben und Termine erinnern können. Verwenden Sie zu bestimmten Tageszeiten Post-its oder Benachrichtigungen auf Ihrem Telefon, um sich daran zu erinnern, etwas zu tun oder eine Aktivität zu planen. Dieses System hilft Ihnen, nichts zu vergessen.
   • Verlassen Sie sich nicht darauf, dass andere sich daran erinnern, was Sie zu tun haben. Sie werden dich wahrscheinlich genauso vergessen, wie du dich selbst vergessen würdest.
   • Wenn Sie etwas sehr Wichtiges zu tun haben, organisieren Sie viele Erinnerungen. Sie können ein Post-It oder eine Warnung am Telefon ignorieren.

9. 
   

   
   Bitte um Hilfe. Bitten Sie jemanden, Ihnen zu helfen, oder delegieren Sie ggf. einfachere Aufgaben. Sie helfen sich bei der Verwaltung Ihres Zeitplans, wenn Sie stolz auf sich sind und jemanden bitten, einfache Aufgaben zu erledigen, z. B. bei der Hausarbeit mitzuhelfen oder das Abendessen vorzubereiten, wenn Sie beschäftigt sind.
   • Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Aufgaben an qualifizierte Mitarbeiter delegieren. Es reicht nicht aus, die betreffende Aufgabe zu erledigen, Sie möchten auch, dass sie gut erledigt wird.
   • Machen Sie es sich nicht zur Gewohnheit, ständig Ihre Kollegen um Hilfe zu bitten. Dies weist darauf hin, dass Sie nicht wissen, wie Sie Ihre Zeit verwalten sollen. Sie werden faul und unmotiviert sein.

10. 
    

    
    Bewerten Sie Ihre Produktivität. Von Zeit zu Zeit ist es notwendig, einen Schritt zurückzutreten und zu analysieren, was Sie erreicht haben, die Qualität Ihrer Leistung und die Zeit, die Sie dafür benötigt haben. Wenn Sie sich dieser Aspekte Ihrer Arbeit und Ihres Lebens bewusst werden, können Sie Änderungen an Ihrem Zeitplan und Ihren täglichen Gewohnheiten vornehmen, die zu überraschend effektiven Ergebnissen führen können.

11. 
    

    
    Belohnen Sie sich selbst. Wenn Sie hart oder zu viel arbeiten, erreichen Sie ein Stadium der Erschöpfung und es fällt Ihnen schwer, sich auf die einfachsten Aufgaben zu konzentrieren. Dann muss man sich ab und zu einen Moment Zeit nehmen, um das Erreichte zu feiern und sich mit etwas zu belohnen, das man wirklich liebt.
    • Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Freizeit mit Spaß verbringen. Schalten Sie das Telefon aus und vermeiden Sie es, Ihre Fragen zu beantworten. Wenn Sie Arbeit und Vergnügen mischen, werden Sie sich nicht amüsieren und Müdigkeit ansammeln.
    • Wenn Sie Montag oder Freitag arbeiten, ruhen Sie sich das Wochenende aus. Wenn Sie gerade drei Monate ohne Pause am selben Projekt gearbeitet haben, nehmen Sie sich ein wenig Urlaub, wenn Sie fertig sind.