So bereiten Sie sich auf ein Meeting vor

Inhalt

• Stufen

ist ein Wiki, was bedeutet, dass viele Artikel von mehreren Autoren verfasst wurden. Um diesen Artikel zu erstellen, haben 17 Personen, von denen einige anonym sind, im Laufe der Zeit an seiner Edition und Verbesserung teilgenommen.

Die Vorbereitung ist sehr wichtig, damit ein Meeting ein Erfolg wird. Meetings sind auch ein wichtiger Bestandteil vieler Karrieren, es ist also kein kleines Unternehmen!

Stufen

1. Fragen Sie sich, ob es notwendig ist oder nicht. Wenn Sie eine Besprechung planen, um nur Informationen zu übermitteln, sollten Sie nicht die Zeit anderer Personen verschwenden. Schicken Sie ihnen ein Memo.
2. Bereiten Sie eine Meinung vor. Es sollte das Datum, die Uhrzeit, die Tagesordnung und den Ort der Besprechung enthalten. Teilen Sie diese Mitteilung den Teilnehmern rechtzeitig im Voraus mit.
3. Fügen Sie die Notizen der vorherigen Besprechung bei, falls vorhanden. Dies gibt den Teilnehmern die Möglichkeit, Punkte zu identifizieren, die sie nicht verstehen oder mit denen sie nicht einverstanden sind.
4. Stellen Sie die Grundelemente auf. Ordnen Sie Stühle und Tische vor Beginn des Meetings an. Holen Sie sich Papier und Stifte für alle. Stellen Sie eine Karaffe Wasser in die Mitte des Tisches und Gläser entlang des Tisches.
5. Kündigen Sie die Eröffnung der Sitzung an. Dies bedeutet, dass die Person, die das Meeting leitet, um Ruhe bittet, damit das Meeting beginnen kann. Bestimmen Sie die vierteljährlichen Ziele des Teams.Die Tagesordnung besteht aus einer Liste von Themen, mit denen Sie sich in einer festgelegten Zeit befassen, um dieses Ziel zu erreichen. Zum Beispiel: 1) Überarbeitung der Zielsituation des Vorquartals (15 Minuten), 2) Tour de Table für Zielvorschläge (20 Minuten), 3) Auswahl von 5 Zielen (10 Minuten).
6. Übergeben Sie das Anwesenheitsbuch. Sie können zu Beginn der Besprechung auch ein Blatt Papier verwenden und sich von allen Anwesenden deren Namen und Unterschriften beschreiben lassen. Diese Namen werden in den Bericht aufgenommen.
7. Denken Sie an den Bericht. Bitten Sie den für das Protokoll zuständigen Sekretär, die wichtigsten Punkte des Meetings zu beschreiben und sie später einzutippen.
8. Fragen Sie am Ende des offiziellen Treffens, ob jemand Fragen hat. Dies ist als verschiedene Probleme bekannt. Legen Sie einen Termin für das nächste Meeting fest und schließen Sie diesen offiziell ab.

Beratung

• Eine Agenda beschreibt ein Meeting und verhindert, dass wir zu lange über ein bestimmtes Thema sprechen.
• Es ist üblich, auf der Hauptversammlung einen Präsidenten zu bestimmen. Der Vorsitzende leitet die Sitzung, stellt sicher, dass die Tagesordnung eingehalten wird und jeweils nur eine Person spricht.
• Wenn kein Vorsitzender ernannt wurde, fragen Sie, ob jemand anderes diese Rolle für die Besprechung übernehmen möchte.
• Das gleiche Prinzip gilt für den für den Bericht zuständigen Sekretär.
• Es ist wichtig, eine genaue Darstellung zu haben, um weitere Meinungsverschiedenheiten zu vermeiden.
• Diese Anweisungen beziehen sich auf eine formelle Besprechung.
• Auch im Rahmen einer informellen Besprechung ist es empfehlenswert, zunächst eine Mitteilung mit Datum und Uhrzeit der Besprechung zu senden. Bei der Arbeit kann es ausreichend sein, die Teilnehmer zur Teilnahme an einem informellen Treffen aufzufordern.

Warnungen

• Der Präsident muss eine starke Persönlichkeit haben, um einen reibungslosen Ablauf des Treffens zu gewährleisten.