So beantworten Sie das Telefon bei der Arbeit

Inhalt

• Stufen
• Teil 1 Nehmen Sie den Hörer ab
• Teil 2 Am Telefon sprechen

Ein professionelles Image bei der Arbeit zu projizieren ist wichtig für den beruflichen Erfolg. Unabhängig von ihrer Position im Unternehmen ist der Anrufbeantworter eine Aufgabe für fast alle Mitarbeiter. Durch eine gute Beantwortung können Sie einen positiven Ton für das Telefonat festlegen, dem Korrespondenten dabei helfen, sich wohl zu fühlen, und Sie können problemlos auf seine verschiedenen Fragen antworten.

Stufen

Teil 1 Nehmen Sie den Hörer ab

1. 
   

   
   Antworte schnell. Es ist nicht höflich, Leute zu beschäftigen, wenn Sie geschäftlich oder beruflich tätig sind. Nehmen Sie den Hörer ab und nehmen Sie den Anruf vor dem dritten Klingeln entgegen.

2. 
   

   
   Legen Sie den Hörer auf Ihr Ohr. Es ist wichtig, schnell ans Telefon zu gehen, aber Sie sollten trotzdem geduldig genug sein, um das Mikrofon tatsächlich in der Nähe Ihres Mundes zu platzieren. Fangen Sie erst an zu sprechen, wenn Sie absolut sicher sind, dass der Hörer des Telefons an Ihnen und Ihrem Ohr hängt, damit der andere Teilnehmer keine Informationen verliert.

3. 
   

   
   
   
   Atme tief durch, bevor du antwortest. Atmen Sie zunächst tief durch, bevor Sie sich vorstellen, sobald sich das Telefon in der Nähe Ihres Mundes befindet. Dies ermöglicht es Ihnen, ruhig zu bleiben und sich selbst zu meistern, wodurch Sie Ihre Gedanken sammeln und ruhig sprechen können.

4. 
   

   
   Stellen Sie sich und Ihr Unternehmen vor. Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Korrespondent den richtigen Ort und die richtige Person angerufen hat. Daher ist es wichtig, dass Sie ihnen mitteilen, wer Sie sind und was Ihr Unternehmen ist. Geben Sie zuerst den Namen des Unternehmens an. Sie könnten überlegen, ob Sie Ihr eigenes Zuhause einrichten möchten, damit Sie nicht überlegen müssen, was Sie sagen sollen, wenn das Telefon klingelt, und es je nach den Umständen leicht ändern müssen.
   • Wenn Sie als Empfangsmitarbeiter oder Telefonist arbeiten, ist es wichtig, dass Sie den Betrieb des Unternehmens sehr gut beherrschen, da Sie dem Anrufer helfen müssen, alle erforderlichen Informationen zu erhalten. Sie können einfach sagen: "Hallo, hier die FirmenJoseph zum Gerät. Wie kann ich ihnen helfen Auf diese Weise weiß der Korrespondent, mit wem er spricht und welche Identität Ihr Unternehmen hat, wodurch er die Möglichkeit erhält, das Gespräch fortzusetzen. Wenn Sie als Privatsekretär arbeiten, geben Sie die Person an, für die Sie arbeiten (z. B. "Mr. Smiths Büro, Joseph auf dem Gerät"), da dies möglicherweise genau die ist, nach der Ihr Korrespondent wirklich sucht. beitreten.
   • Wenn Sie Teil eines Dienstes sind, teilen Sie der Person mit, was Sie tun, damit sie weiß, welche Art von Fragen sie stellen muss. Identifizieren Sie sich, indem Sie "Hallo, das ist Jessicas Buchhaltung" sagen. Lassen Sie den Beschwerdeführer wissen, ob er das Büro oder die gewünschte Person kontaktiert hat und ob er mit jemand anderem sprechen sollte.

5. 
   

   
   
   
   Bewahren Sie ein Notizbuch und einen Stift in der Nähe des Telefons auf. Auf diese Weise können Sie schnell Notizen machen, falls die Person Sie verlassen oder Ihnen andere Informationen geben möchte. Lassen Sie Ihren Korrespondenten nicht auf die Zeit warten, nach etwas zum Schreiben zu suchen.

Teil 2 Am Telefon sprechen

1. 
   

   
   Lächle beim Sprechen. Selbst wenn Sie nicht gut gelaunt sind, können Sie Ihren Korrespondenten einfach nur lächeln und so tun, als wären Sie nett. Es könnte Ihnen auch helfen, Ihre Stimmung zu verbessern.

2. 
   

   
   Sprechen Sie klar und professionell. Da Sie sich in einem professionellen Umfeld befinden, ist es wichtig, dass Sie und Ihr Korrespondent sich klar und genau verstehen. Sprechen Sie ruhig und sprechen Sie Ihre Worte aus, damit Sie sicher sind, dass es gut gelaufen ist und Sie es verstanden haben.
   • Vermeiden Sie vertraute Slang-Ausdrücke wie "yeah", "sure" oder "nah". Sprechen Sie stattdessen mit ihm, indem Sie klare Wörter und Sätze wie "Ja" und "Nein" verwenden. Unabhängig davon, welche Informationen Sie während des Dialogs mit Ihrem Korrespondenten austauschen, vermeiden Sie Verwechslungen. Vergessen Sie nicht, die üblichen höflichen Ausdrücke wie "Danke" und "nichts" zu sagen.
   • Wenn Sie der Person bestimmte Informationen wie Buchstaben oder Telefonnummern (wie Name oder Telefonnummer) mitteilen möchten, kann es hilfreich sein, das phonetische Alphabet gut zu beherrschen. Auf diese Weise können Sie vermeiden, die Buchstaben, die fast wie "M" und "N" ausgesprochen werden, zu verwechseln, indem Sie nützliche Tipps wie "M like eating" anwenden.

3. 
   

   
   Sprechen Sie professionell mit dem Korrespondenten. Verwenden Sie den Namen der Person ("Mr. Smith") und nicht ihren Vornamen, insbesondere wenn Sie den Korrespondenten nicht persönlich kennen. Vergessen Sie nicht seinen Namen und sprechen Sie ihn an, indem Sie ihn während des Gesprächs verwenden.
   • Möglicherweise möchten Sie den Namen der Person aufschreiben, sobald sie es Ihnen sagt, damit Sie sich daran erinnern können. Dies könnte sehr nützlich sein.

4. 
   

   
   Vermitteln Sie den Anruf bei Bedarf. Wenn Sie jemand zur Arbeit ruft, ist es gut möglich, dass er versucht, ein bestimmtes Problem zu lösen, oder Fragen hat, die er einer bestimmten Person vorlegen muss. Wenn Sie nicht genau wissen, wie Sie eine Frage oder ein Anliegen beantworten sollen, versuchen Sie nicht, sie zu beantworten. Schlagen Sie stattdessen vor, dass Sie Ihren Anruf an jemanden weiterleiten, der besser in der Lage ist, Sie zu beantworten und Ihnen zu helfen. Es wird ihm auch zeigen, dass Sie sich für sein Problem interessieren und bereit sind, ihm bei der Lösung zu helfen.
   • Die meisten Desktop-Telefone verfügen heutzutage über eine Anrufweiterleitungsfunktion. Finden Sie heraus, ob diese Funktion in Ihrem Büro verfügbar ist und wie sie funktioniert. Ist dies nicht der Fall, geben Sie die Nummer der Person an, die Ihr Korrespondent anrufen wird, und geben Sie die Informationen weiter.
   • Denken Sie daran, so höflich wie möglich zu sein, und bieten Sie an, den Anruf weiterzuleiten. Zum Beispiel können Sie sagen: "Ich fürchte, ich kann Ihre Frage nicht beantworten. Soll ich Ihren Anruf an Jacques weiterleiten, der Ihnen besser helfen kann? "
   • Wenn niemand anderes verfügbar ist, schlagen Sie vor, dass Sie einen nehmen. Vergessen Sie nicht, dies später weiterzuleiten.

5. 
   

   
   Beenden Sie den Anruf professionell. Sie können ihm klar und höflich sagen, dass das Gespräch beendet ist und dass er auflegen kann, indem Sie einfach "Danke" oder "Auf Wiedersehen" sagen. Es sollte keine Verwirrung darüber bestehen, ob das Gespräch fortgesetzt werden soll oder nicht.
   • Lassen Sie Ihren Korrespondenten auflegen. Er hat den Anruf, also müssen Sie ihn bekommen lassen, was er wollte, als er anrief und das Gespräch schloss. Wenn Sie auflegen, obwohl er nicht bereit ist, das Gespräch zu beenden, könnte dies unhöflich erscheinen oder Sie könnten wichtige Informationen übergehen lassen.