So erhalten Sie einen Anruf

Inhalt

• Stufen
• Methode 1 Beantworten Sie den Anruf bei der Arbeit
• Methode 2 Beantworten Sie das Telefon privat
• Methode 3 Beantworten Sie einen Anruf von einer unbekannten Nummer

Zu wissen, wie man ans Telefon geht, ist eine wichtige Fähigkeit im Leben. Unter beruflichen Umständen, beispielsweise wenn Sie einen geschäftlichen Anruf oder einen Anruf von einem potenziellen Arbeitgeber erhalten, ist eine formellere Begrüßungsmethode erforderlich. Wenn Sie einen Anruf von einem Freund, einem Liebhaber oder einem Familienmitglied erhalten, reagieren Sie in der Regel einfacher und natürlicher. Wenn Sie einen Anruf von einer unbekannten Nummer erhalten, müssen Sie eine bewährte Technik anwenden und Vorsicht walten lassen.

Stufen

Methode 1 Beantworten Sie den Anruf bei der Arbeit

1. 
   

   
   Seien Sie professionell. Wenn Sie einen Anruf beim Dienst erhalten, können Sie nicht immer wissen, wer sich am anderen Ende der Leitung befindet. Professionelle Antworten helfen Ihnen dabei, das Gespräch gut zu beginnen.
   • Wenn Sie Zweifel haben, sagen Sie einfach "Hallo, es ist Carl am Telefon".
   • Selbst wenn Sie wissen, wer der Anrufer ist, kann es sein, dass Ihr Chef vom Telefon eines Ihrer Kollegen aus anruft! Antworten Sie mit "Ja, was? Wird einen negativen Eindruck hinterlassen oder übermäßig verlegt über Sie.

2. 
   

   
   Konzentrieren Sie sich auf das Gespräch. Zeigen Sie sich absolut präsent. Stoppen Sie alle Arbeiten und nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um sich fertig zu machen.
   • Drücken Sie auf Ihrem Gesicht den Ausdruck aus, den Sie vor der Landung projizieren möchten. Das macht einen Unterschied: Egal, ob Sie lächeln, die Stirn runzeln oder weinen, Ihr Gesprächspartner wird es durch den Tonfall Ihrer Stimme spüren.
   • Verhindern Sie, dass Sie im Internet surfen oder sich beim Telefonieren ablenken. Wenn Sie nicht anwesend sind, kann der Gesprächspartner dies fühlen.

3. 
   

   
   
   
   Präsentiere dich immer. In der Wirtschaft ist es angebracht, einen Anruf mit Ihrem Namen und dem Ihrer Firma anzunehmen: "Hallo, danke, dass Sie die Firma XYZ angerufen haben. Ich bin Carl. Was kann ich für Sie tun? "
   • Wenn es sich um einen internen Anruf handelt und Sie ihn kennen, können Sie antworten, indem Sie den Namen Ihrer Abteilung und stattdessen Ihren Namen angeben: "Hallo, Sie sind in der Abteilung WebDev, Carl am Telefon. Was kann ich heute für Sie tun? So kann Ihr Gesprächspartner wissen, dass er die richtige Person angesprochen hat und dass Sie bereit sind, ihm zu helfen. Wenn Sie mit einem freundlichen, freundlichen Ton sprechen, wird das Gespräch für jeden von Ihnen angenehmer.
   • In den meisten Diensten gibt es Regeln für den Empfang von Anrufen, die alle Mitarbeiter befolgen müssen. Seien Sie immer aufrichtig, auch wenn Sie gezwungen sind, Anweisungen dumm zu befolgen, weil der Kunde erkennen kann, ob Sie wirklich begeistert sind oder nur die Anweisungen lesen: "Willkommen auf der Telefonleitung von Guter Burger, das Haus des guten Gebäcks! Klingt lächerlich, wenn Sie es nicht mit Überzeugung sagen.

4. 
   

   
   
   
   Antworte mit ausreichendem Anstand. Zeigen Sie sich geduldig, respektvoll und überzeugend. Gib dein Bestes, um dich nützlich zu machen. Versuchen Sie, nicht zu locker zu reden, bis Sie wissen, wer in der Leitung ist.
   • Wenn die andere Person nicht erscheint, sagen Sie: "Kann ich herausfinden, wer am Telefon ist? Es ist wichtig zu wissen, wer anruft, falls Sie ihn erneut kontaktieren oder auf eine andere Leitung umleiten müssen. Diese Einstellung gibt der Person auch das Gefühl, dass sie persönlich behandelt wird und dass sie etwas Besonderes ist. Es ist wichtig, positive berufliche Beziehungen zu Menschen aufzubauen, die Sie mehrmals anrufen.
   • Versuche nicht unhöflich zu sein, auch wenn du frustriert bist. Denken Sie daran, dass Ihre Worte und Handlungen im Geschäftsleben direkt das Image Ihres Unternehmens widerspiegeln. Wenn Sie ein schlechtes Image Ihres Unternehmens abgeben, werden Sie das Unternehmen verderben und Ihre Manager werden es nicht akzeptieren.

5. 
   

   
   Bereiten Sie sich auf einen vor. Wenn jemand anruft, um mit Ihrem Vorgesetzten oder Kollegen zu sprechen, Sie aber zur Zeit die einzige Person sind, die diese Person empfangen kann, fragen Sie höflich, wer am Telefon ist, und fragen Sie ihn, was er anruft. Hören Sie gut zu und schreiben Sie so viele Informationen wie möglich auf:
   • Wenn die Person, die er zu erreichen versucht, nicht verfügbar ist, sagen Sie ihm: "Es tut mir leid, aber Herr O'Halloran ist derzeit nicht verfügbar. Möchten Sie ihm einen hinterlassen? "
   • Notieren Sie sich unbedingt den Namen, die Telefonnummer und den Betreff des Anrufs. Bewerten Sie die Dringlichkeit des Anrufs: Ist der Anrufer Ihrer Meinung nach in den nächsten zwei Stunden oder nur in einer Woche auf Unterstützung angewiesen? Wenn dies ein dringender Anruf ist, muss das Problem so schnell und effizient wie möglich behoben werden. Fahren Sie daher so bald wie möglich fort.

6. 
   

   
   Seien Sie vorsichtig bei Anrufen, die darauf abzielen, Informationen zu sammeln. Wenn Sie nicht erkennen, wer anruft, und nach Informationen über Sie oder andere fragen, achten Sie darauf, nicht zu viele Informationen über die interne Funktionsweise Ihres Unternehmens zu geben.
   • Auch wenn der Gesprächspartner seinen Namen und den Namen seines Unternehmens angibt, müssen Sie vorsichtig sein, es sei denn, es handelt sich um einen vertrauenswürdigen Ansprechpartner. Wenn Sie Zweifel haben, setzen Sie den Anruf für eine Minute in die Warteschleife und fragen Sie einen Kollegen um Rat: "Haben wir schon einmal mit einer Person namens Dave Neal zusammengearbeitet? Er stellt viele Fragen zu unseren Abläufen und unseren Fähigkeiten, und ich möchte sicherstellen, dass ich ihm vertrauen kann. "
   • In der Wirtschaft müssen Sie sagen: "Es tut mir leid, Sir oder Frau. Nach den Regeln des Unternehmens bin ich nicht berechtigt, diese Informationen weiterzugeben. Darf ich den Zweck kennen, für den Sie diese Informationen suchen? Ziehen Sie dann Ihre Analyse heraus.

Methode 2 Beantworten Sie das Telefon privat

1. 
   

   
   Grüße, wer auch immer anruft. Wenn Sie wissen, wer anruft, wenn Sie seine Identität und Erfahrung berücksichtigen, begrüßen Sie ihn so, als wären Sie vor ihr. Wenn Sie die anrufende Person nicht kennen, antworten Sie formeller und warten Sie, bis sie das Thema ihres Anrufs sagt.
   • Standardmäßig international anerkannte Begrüßung: Sagen Sie "allo? Beantworten Sie am Ende Ihrer Begrüßung mit einem leichten Knick, als würden Sie eine Frage stellen. Der Begriff "allo? Wird den Gesprächspartner veranlassen, zu antworten, und in den meisten Fällen wird er Ihnen weiterhin den Zweck seines Anrufs mitteilen.
   • Wenn der Anrufer ein Freund ist, grüße ihn beiläufig: "Hallo, Tom! Wie geht es dir "
   • Wenn der Anrufer ein Manager, ein Bekannter oder ein potenzieller Arbeitgeber ist, begrüßen Sie ihn auf eine formellere, aber vertraute Weise: "Guten Abend, Mr. Lynch, wie geht es Ihnen?" "
   • Wenn Sie die anrufende Person nicht kennen, beschränken Sie sich auf ein einfaches "allo? "

2. 
   

   
   Nachdem ich "Hallo" gesagt habe? ", Warten Sie auf die Antwort des Gesprächspartners. Diese Art, das Gespräch zu beginnen, ermutigt Ihren Gesprächspartner, sich vorzustellen. Schauen Sie sich das folgende Beispiel an. Was Sie zu sagen haben, steht in Fett und was der gesprächspartner dazu sagen muss Kursivschrift :
   • Hallo?
   • Hallo Carl, hier ist Tom.
   • Oh, hallo, Tom! Was ist neu?
   • Ich rufe nur an, um zu sehen, ob Sie später verfügbar sind. Ich dachte, ich würde vorschlagen, dass Sie sich den neuen Star Wars-Film ansehen.
   • Ja, ich bin bereit, mir den Film Star Wars anzuschauen!

3. 
   

   
   Personalisieren Sie Ihren Gruß. Sobald Sie mehr Erfahrung mit dem Beantworten von Anrufen gesammelt haben, können Sie eigene Begrüßungsmuster und spezifische Phrasen erstellen, die Sie immer wieder verwenden können.
   • Denken Sie daran, sich durch Ihre Begrüßung zu identifizieren: "Hallo, es ist Carl" oder "Carl am Telefon".
   • Denken Sie darüber nach, mit bekannten Variationen der Begrüßung "Hallo? "Hallo" oder "Hallo" oder "Kuckuck, was ist los?" Oder "Hallo, wie geht es dir?" Diese vertrauten Grüße passen eher zu Freunden und Laien.

4. 
   

   
   Entwerfe einen Gesang für die Zeiten, in denen Sie weg sein werden. Jeder, der Ihre Freunde, Eltern oder Arbeitgeber sind, kann auf Ihren Anrufbeantworter fallen. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre Stimme höflich und präzise ist. Vermeiden Sie es, nicht zu scherzen oder Vocals zu scherzen, es sei denn, Sie sind sich absolut sicher, dass nur Ihre Freunde anrufen.
   • Sagen Sie: "Sie sind auf Carls Anrufbeantworter. Es tut mir leid, dass ich Ihnen derzeit keine Antwort geben kann. Lass eins und ich werde dir so schnell wie möglich antworten.
   • Denken Sie daran, eine Vokalfamilie zu entwerfen, falls Sie ein Familientelefon verwenden. Sagen Sie: "Hallo, das ist die Rogers-Familie. Es tut uns leid, dass wir Ihnen derzeit keine Antwort geben können, aber hinterlassen Sie eine und wir rufen Sie so schnell wie möglich zurück! Machen Sie lustige Aufnahmen von den Stimmen aller Familienmitglieder. Versuchen Sie, die ganze Familie im Chor zum Reden zu bringen, oder lassen Sie jedes Familienmitglied einen Teil der Familie erzählen.
   • Denken Sie daran, den Anrufer direkt um Informationen zu bitten, anstatt ihn lediglich zu bitten, ein zu hinterlassen: "Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und den Betreff Ihres Anrufs, und ich rufe Sie zurück so bald wie möglich. " Die Anwendung dieses spezifischeren Ansatzes scheint für eine Telefonnummer angemessener zu sein, unter der Sie voraussichtlich viele geschäftliche Anrufe erhalten.

Methode 3 Beantworten Sie einen Anruf von einer unbekannten Nummer

1. 
   

   
   Betrachten Sie die Person, die Sie anrufen könnte. Wenn Sie auf einen Anruf von jemandem warten (einem neuen Bekannten, einer Organisation oder einem potenziellen Arbeitgeber), beantworten Sie das Telefon in diesem Sinne. Überzeuge dich selbst, ob diese Situation eine etwas formellere oder weniger formelle Begrüßung erfordert. Bleibe trotzdem formell, weil du es nie weißt.
   • Antworten Sie in diesem Fall höflich und weniger förmlich. Ein einfaches "Allo?" Wäre angebracht. Sie müssen sich nicht sofort melden. Wenn die Person, die Sie anruft, Ihren Namen kennt oder auf einer Karte sieht, fragt sie: "Kann ich mit Carl sprechen? "
   • Wenn der Anruf als angezeigt wird als unbekannt oder maskiertfühle mich nicht verpflichtet zu antworten. Antworten Sie, wenn Sie möchten, oder warten Sie, bis der Anrufer eine Stimme hinterlässt. Sie können es jederzeit zurückrufen, falls es sich um einen wichtigen Anruf handelt.

2. 
   

   
   Vorsicht vor Streiche. Wenn Sie den Anruf entgegennehmen und feststellen, dass es sich tatsächlich um einen lächerlichen oder aggressiven Anruf handelt, kann dies ein Witz sein. Einige Streiche sind vulgär und offensichtlich, während andere versuchen, Sie zu täuschen, dass dies ein legitim wichtiger Aufruf ist. Behandle Joker wie Mobber: Wenn du online bleibst und ihr Spiel spielst, wird es sie ermutigen. Es wäre jedoch weiterhin nützlich, online zu bleiben und das Spiel zu spielen, falls Sie eine Vorstellung davon haben, wer anruft. Einige US-amerikanische Telekommunikationsunternehmen bieten einen Anrufüberwachungsdienst an: Wenn Sie nach dem Auflegen * 69 wählen, erhalten Sie über einen automatischen Anrufdienst alle öffentlichen Informationen zu der Nummer, die Sie zuletzt angerufen hat.

3. 
   

   
   Vorsicht vor Telemarketing. Wenn Sie einen Anruf von einer unbekannten Nummer entgegennehmen und die Person am anderen Ende Ihnen Fragen zu Ihrer Person stellt, sucht sie möglicherweise nach einer Möglichkeit, Sie vom Telefon zu trennen geld.
   • Telemarketer rufen jeden Tag Dutzende von Menschen an, und die meisten dieser Menschen interessieren sich nicht für das, was sie verkaufen. Es ist mir nicht peinlich zu sagen: "Danke, dass Sie angerufen haben, aber ich bin nicht interessiert. Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag! Dann können Sie auflegen, damit Sie nicht Ihre oder ihre Zeit verschwenden.
   • Wenn Sie keine weiteren Anrufe von diesem Unternehmen erhalten möchten, bitten Sie den Telemarketer, Ihre Nummer auf seine "schwarze Liste" zu setzen. Die meisten Unternehmen werden Ihren Anforderungen in der Regel nachkommen und Sie nicht mehr belästigen.
   • Wenn Sie sich für das Angebot des Telemarketers interessieren, können Sie online bleiben und es anhören. Denken Sie daran, je länger Sie online bleiben, desto mehr möchten Sie Produkte verkaufen!
   • Wenn sie Sie nach Informationen über Sie oder eine andere Person in Ihrer Familie fragen, fragen Sie sie nach ihrem Namen und dem Namen ihres Geschäfts, bevor Sie ihnen etwas mitteilen. Das Letzte, was Sie tun müssen, ist, Telemarketing-Mitarbeitern zu viele Informationen zur Verfügung zu stellen! Wenn sie misstrauisch sind oder nicht sagen möchten, wer sie sind, denken Sie daran, dass Sie nicht weiter mit ihnen sprechen müssen.