Wie schreibe ich einen Bericht?

Inhalt

• Stufen
• Teil 1 Vorbereitungen
• Teil 2 Während des Meetings Notizen machen
• Teil 3 Das Protokoll schreiben
• Teil 4 von 4: Verwenden von Besprechungsprotokollvorlagen

Sie wurden zum Sekretär Ihres Ausschusses gewählt oder ernannt. Herzlichen Glückwunsch! Haben Sie bereits Notizen gemacht, Protokolle vorbereitet und verfasst? Unabhängig davon, ob Sie die Regeln eines Verfahrenscodes für beratende Versammlungen anwenden, z. B. die Roberts-Geschäftsordnung oder den Morin-Code, oder Ihre Protokolle auf Ihre eigene Weise entwickeln, müssen Sie bestimmte Methoden befolgen, um Spitzenleistungen zu erzielen.

Stufen

Teil 1 Vorbereitungen

1. 
   

   
   Machen Sie sich mit den Besprechungsabläufen Ihres Unternehmens vertraut. Wenn der Sekretär einen förmlichen Bericht erstellen muss, ist es vorzuziehen, sich nach der anzuwendenden Verfahrensordnung zu erkundigen, nämlich dem Code Morin oder eine andere. Legen Sie in einer weniger formellen Umgebung fest, was in das Protokoll aufgenommen werden soll und wie diese verwendet werden sollen.
   • Als Berichterstatter müssen Sie nicht alle Verfahrensregeln kennen. Es wäre jedoch nützlich, eine Kopie des Kodex zu haben oder den Präsidenten um eine bestimmte Antwort auf alle Fragen zu bitten.
   • Machen Sie sich mit Ihrer Rolle vertraut. Einige Berichterstatter greifen nicht direkt in die Debatten ein, während andere sich Notizen machen, während sie an der Diskussion teilnehmen. In beiden Fällen darf der Sekretär keine andere wichtige Rolle spielen, z. B. als Vorsitzender oder Moderator.

2. 
   

   
   
   
   Bereiten Sie ein Modell vor. Die Sitzungsprotokolle haben einen fast ähnlichen Inhalt. Mit einer Vorlage können Sie die Darstellung Ihrer Protokolle für eine einfache Überprüfung standardisieren. Sie können auch Musterprotokollvorlagen herunterladen. Lassen Sie ausreichend Platz für mindestens die unten aufgeführten Elemente.
   • Der Name der Organisation.
   • Die Art der Besprechung. Gibt es eine regelmäßige jährliche oder wöchentliche Sitzung, eine kleine Sitzung des Ausschusses oder eine Sitzung zu einem bestimmten Zweck?
   • Datum, Uhrzeit und Ort. Lassen Sie Platz, um die Start- und Endzeiten der Sitzung aufzuzeichnen.
   • Der Name des Vorsitzenden oder des Moderators der Sitzung und der Name des Sekretärs oder der Stellvertreter.
   • Die Liste von Teilnehmer und abwesend entschuldigt. In der Tat ist es die Anwesenheitsliste. Beachten Sie, ob das Quorum erreicht ist, dh ob die Anzahl der Geschenke das für die Abstimmung erforderliche Minimum ist.
   • Hinterlassen Sie ein Leerzeichen für Ihre Unterschrift. Als Sekretär müssen Sie Ihre Arbeit immer unterschreiben. Eine zusätzliche Unterschrift kann erforderlich sein, wenn das Protokoll genehmigt werden muss, dies hängt jedoch von den Verfahren Ihres Unternehmens ab.
   • Tagesordnung, falls vorhanden. Wenn Sie die Tagesordnung nicht selbst erstellt haben, bitten Sie den Vorsitzenden oder den Moderator, Ihnen eine Kopie zu geben, die für die Organisation Ihrer Notizen hilfreich ist.

3. 
   

   
   
   
   Nehmen Sie ein Notebook oder einen Laptop mit. Stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihrer Ausrüstung vertraut sind. Wenn Sie häufig Minuten schreiben, sollten Sie einen Laptop für diesen Zweck haben oder einen Ordner auf Ihrem Computer erstellen.
   • Wenn Sie das Protokoll einer früheren Besprechung vorbereitet haben und es nicht zur Genehmigung vorgelegt wurde, sollten Sie es auch mitnehmen.
   • Ein Kassettenrekorder kann Ihnen helfen, die Minuten später zu schreiben, ersetzt jedoch nicht das Aufzeichnen von Notizen. Wenn Sie den Vorgang während des Meetings aufzeichnen, stellen Sie sicher, dass alle Anwesenden zustimmen. Widerstehen Sie der Versuchung, die Aussagen der Teilnehmer wörtlich wiederzugeben.
   • Wenn Sie Stenografie lernen, werden Sie schneller Notizen machen, aber Sie müssen nicht alles wiedergeben, was die Teilnehmer sagen, um Ihre Protokolle zu schreiben. In der Tat müssen Sie es vermeiden, dies so zu tun.
   • Wenn Sie aufgefordert werden, Notizen öffentlich zu machen, verwenden Sie einen Overhead-Projektor oder ein Flipchart. Sortieren Sie Ihre Notizen sorgfältig, damit Sie sie leicht zum Schreiben der Protokolle verwenden können.

Teil 2 Während des Meetings Notizen machen

1. 
   

   
   Verteilen Sie das Arbeitszeitblatt. Sobald alle da sind, verteilen Sie ein Blatt oder mehr, wenn es viele Teilnehmer gibt. Es wird von jedem benutzt, um seinen Namen und seine Kontaktinformationen zu schreiben. Diese Liste wird verwendet, um den Abschnitt des Protokolls auszufüllen, in dem die Namen der Personen eingetragen werden, die an der Sitzung teilgenommen haben. Sie können das Blatt auch selbst an das Protokoll anhängen.
   • Wenn Sie die Mehrheit der anwesenden Personen nicht kennen, erstellen Sie einen Tischplan und füllen Sie ihn aus, wenn Sie alle bitten, sich vorzustellen. Halten Sie die Liste griffbereit, während Sie sich Notizen machen, damit Sie sie bei Bedarf beim Namen nennen können.

2. 
   

   
   Füllen Sie Ihr Modell bis zum Maximum. Geben Sie bis zur Eröffnung der Sitzung den Namen der Organisation, das Datum, den Ort und die Art der Sitzung an, z. B. "wöchentliche Sitzung des Verwaltungsrates, Sondersitzung des Ausschusses usw." “. Notieren Sie zu Beginn der Besprechung die Uhrzeit.
   • Wenn Sie keine Vorlage haben, schreiben Sie diese Informationen zu Beginn Ihrer Notizen.
   • Wenn die Sitzung zu einem bestimmten Zweck oder zu einem bestimmten Zeitpunkt einberufen wurde, bewahren Sie eine Kopie der Benachrichtigung auf, die an die Teilnehmer gesendet wurde. Sie müssen es an die Minuten anhängen, nachdem es geschrieben wurde.

3. 
   

   
   Schreiben Sie das Ergebnis des ersten Satzes auf. Die meisten offiziellen Sitzungen beginnen mit einem Vorschlag zur Annahme der vorläufigen Tagesordnung. Dieser erste Schritt dient als Beispiel zur Veranschaulichung der Vorgehensweise. Wenn die Besprechung mit einem anderen Vorschlag beginnt, stellen Sie einfach sicher, dass Sie die gleichen relevanten Informationen aufzeichnen.
   • Das genaue e der Bewegung beginnend mit "Ich schlage vor". Es bedeutet normalerweise "Ich schlage die Annahme dieser Tagesordnung vor. "
   • Der Name des Autors des Vorschlags.
   • Das Ergebnis der Abstimmung. Wenn die Abstimmung positiv ist, schreiben Sie "Antrag bestanden".
   • Wenn Sie lange Vorschläge nicht korrekt wiedergeben können, können Sie deren schriftliche Einreichung verlangen. Wenn dies ein wiederkehrendes Problem ist, bitten Sie darum, diese Anforderung in das offizielle Verfahren für Vorschläge aufzunehmen, die eine bestimmte Anzahl von Wörtern überschreiten.
   • Wenn Sie die Tagesordnung erstellt haben, können Sie der Sponsor des Antrags und gleichzeitig der Sekretär des Treffens sein. Dies ist perfekt, solange Sie objektiv bleiben, da es nicht unvereinbar ist, Ihre eigenen Aktionen in das Protokoll aufzunehmen.

4. 
   

   
   Speichern Sie die anderen während des Meetings vorgelegten Vorschläge. Befolgen Sie die Schritte sorgfältig, notieren Sie sie jedoch nicht im Protokoll, sofern nicht anders angegeben! Notieren Sie die relevanten Informationen, wenn ein neuer Antrag eingereicht wird.
   • Denken Sie daran, dass jeder Vorschlag die Bedingungen des Vorschlags selbst, den Namen des Autors und das Abstimmungsergebnis enthalten sollte.
   • Einige Vorschläge erfordern die Unterstützung eines anderen Teilnehmers, bevor sie zur Abstimmung gestellt werden. Wenn beispielsweise jemand sagt: "Unterstützen Sie den Antrag", notieren Sie den Namen dieser Person im Protokoll als Mitautor des Antrags.
   • Wenn Sie den Namen des Antragsstellers nicht kennen oder ihn noch einmal anhören müssen, brechen Sie das Treffen bitte höflich ab und stellen Sie Fragen. Eine genaue Aufzeichnung von Informationen ist wichtig genug, um diese leichte Unterbrechung zu rechtfertigen.
   • Wenn sich ein Antrag ändert, wiederholen Sie einfach den Wortlaut in Ihren Notizen. Es ist nicht erforderlich, im Protokoll anzugeben, dass der Vorschlag geändert wurde, es sei denn, es wurden Kontroversen über den Änderungsantrag geführt, der zu einer langen Debatte geführt hat.

5. 
   

   
   Hören Sie sich die Präsentation der Berichte an und fordern Sie Kopien an. Wenn ein Bericht, ein Newsletter oder ein ähnliches Dokument vorgelesen wird, notieren Sie den Namen des Berichts und den Namen der Person, die ihn liest, oder den Namen des Unterausschusses, der ihn verfasst hat. Wenn eine Bewegung angehängt ist, speichern Sie diese wie jede andere Bewegung.
   • Am besten ist es jedoch, am Ende des Meetings eine Kopie des Dokuments zu erhalten. Präsentieren Sie dem Sprecher oder Vorsitzenden eine Notiz, um diese Kopie zu erhalten. Anschließend fügen Sie eine Kopie jedes Berichts dem Protokoll bei, nachdem er verfasst wurde.
   • Wenn die Kopie nicht verfügbar ist, notieren Sie sich, wo das Originaldokument aufbewahrt wird. Möglicherweise müssen Sie diese Informationen nach dem Meeting anfordern.
   • Wenn ein Teilnehmer mündlich berichtet, anstatt ein Dokument zu lesen, schreiben Sie eine Zusammenfassung seiner Aussage. Gehen Sie nicht ins Detail und reproduzieren Sie nicht die Worte des Sprechers.

6. 
   

   
   Notieren Sie die durchgeführten oder zugewiesenen Aktionen. Dies beinhaltet die Überprüfung die Umsetzung der Beschlüsse des vorherigen Treffens und die Umsetzung der neuen Maßnahmen. Wurde jemand beauftragt, einen Brief zu schreiben? Notieren Sie die Namen der beteiligten Personen und die ihnen zugeschriebenen Handlungen.
   • Abhängig vom Grad der Formalität Ihres Meetings können viele dieser Aktionen Teil Ihres Meetings sein Vorschläge. Bei weniger formellen Besprechungen müssen Sie auf Entscheidungen achten, die nicht eindeutig formuliert wurden.
   • Geben Sie kurz die Gründe für eine eventuelle Entscheidung an.

7. 
   

   
   Notieren Sie alle Bestell- und Verfahrenspunkte. Wenn Sie gegen ein Verfahren Einspruch erheben, notieren Sie sich den gesamten Einspruch und den Grundsatz, auf dem er beruht, sowie die vollständige Entscheidung des Präsidenten.
   • Denken Sie daran, Verweise auf die Geschäftsordnung aufzunehmen, unabhängig davon, ob Sie die Statuten oder das Protokoll der Organisation anwenden.

8. 
   

   
   Wissen, wann man Zusammenfassungen von Diskussionen schreibt. Dies ist nur auf ausdrücklichen Wunsch erforderlich. Offiziell reflektiert ein Bericht, was gewesen ist Tatsache und nicht was war sagte . Sie müssen jedoch die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation berücksichtigen.
   • Bemühen Sie sich, objektiv zu sein, indem Sie Ihre Notizen machen, unabhängig von den Umständen. Schreiben Sie konkrete Punkte und keine Gefühle. Minimieren Sie die Verwendung von Adjektiven und Adverbien. Ihr Ziel ist es, ein trockenes, sachliches und manchmal geschmackloses Dokument zu schreiben!
   • Die Zusammenfassung der Diskussionen sollte nicht nominativ sein. Vermeiden Sie es daher, die Namen der Sprecher in den Debatten zu erwähnen. Dies ist besonders wichtig, wenn während einer hitzigen Debatte ein skrupelloser Redner die Sensibilität einiger verletzen könnte.

9. 
   

   
   Schließen Sie am Ende des Meetings. Notieren Sie den Zeitpunkt, zu dem die Besprechung unterbrochen wird. Denken Sie daran, alle Kopien von Berichten abzuholen oder Personen daran zu erinnern, sie an Sie zu senden.
   • Überprüfen Sie Ihre Notizen, um sicherzustellen, dass alles klar ist und Sie nichts vergessen haben. Dies ist die Zeit, Ihre Fragen zu stellen, bevor die Teilnehmer abreisen.

Teil 3 Das Protokoll schreiben

1. 
   

   
   Schreiben Sie so schnell wie möglich. Es ist am besten, die Minuten unmittelbar nach dem Meeting zu beschreiben, solange die Ereignisse noch in Ihrer Erinnerung sind.

2. 
   

   
   Verwenden Sie einen Computer, um Ihre Besprechungsnotizen einzugeben. Möglicherweise haben Sie dies bereits getan, wenn Sie Ihre Notizen während der Sitzung auf einem Laptop-Computer gemacht haben. Speichern Sie Ihre Notizen und starten Sie ein neues Dokument. Sie können sie mit den Minuten vergleichen, indem Sie sie nebeneinander platzieren.

3. 
   

   
   Präsentieren Sie Ihre Notizen klar in Absätzen. Jeder neue Antrag, jede neue Entscheidung oder jede neue Geschäftsordnung sollte in einem eigenen Absatz behandelt werden. Überprüfen Sie während des Betriebs Folgendes:
   • Sie haben die Regeln für Rechtschreibung und Grammatik eingehalten, auch wenn Sie bei Bedarf eine Rechtschreibkorrektur verwenden.
   • Sie haben die gleiche Zeit im gesamten e verwendet, entweder in der Vergangenheit oder in der Gegenwart, ohne jedoch jemals im selben Dokument von einer Zeit zur anderen zu wechseln.
   • Sie sind objektiv, mit anderen Worten, Ihre Meinung sollte niemals im Protokoll erscheinen, da Sie versuchen, ein objektives Dokument zu erstellen, das für alle bestimmt ist.
   • Sie verwendeten ein einfaches und präzises Vokabular und ersetzten vage Begriffe durch geeignete Wörter, ohne blumige Ausdrücke zu verwenden.
   • Sie haben nur die ergriffenen Maßnahmen erwähnt, keine Debatten, es sei denn, Sie wurden gebeten, sie aufzuzeichnen, weil Sie sich auf das konzentrieren sollten, was war Tatsache und nicht auf was gewesen ist sagte,
   • Sie haben die Seiten der Übersichtlichkeit halber nummeriert.

4. 
   

   
   Verteilen Sie eine Kopie Ihres Protokollentwurfs an die Mitglieder. Senden Sie jedem Mitglied eine Kopie unter Verwendung der Kontaktinformationen auf dem Arbeitszeitblatt. Wenn Sie nicht über die Kontaktinformationen verfügen, sollte der Besprechungsleiter in der Lage sein, diese Ihnen mitzuteilen.

5. 
   

   
   Lassen Sie das Sitzungsprotokoll genehmigen. Sie werden möglicherweise gebeten, es bei der nächsten Sitzung vorzulesen und zur Genehmigung einzureichen. Wenn der Antrag angenommen wird, ist zu beachten, dass das Protokoll angenommen wurde.
   • Wenn der Bericht vor der Genehmigung geändert wird, nehmen Sie die Änderungen vor und notieren Sie am Ende des Dokuments, dass er geändert wurde, ohne die vorgenommenen Änderungen zu beschreiben.
   • Wenn nach Genehmigung des Protokolls ein Änderungsvorschlag gemacht wird, geben Sie den genauen Inhalt des Vorschlags und den Beschluss über dessen Annahme oder Ablehnung an.

Teil 4 von 4: Verwenden von Besprechungsprotokollvorlagen

1. 
   

   
   Besuchen Sie eine Website, auf der Sie Beispielprotokolle für Besprechungen finden. Mit diesen Vorlagen sparen Sie Zeit und vermeiden Fehler.

2. 
   

   
   Nehmen Sie sich Zeit, um Ihre Websites zu überprüfen. Nutzen Sie die Möglichkeiten jedes einzelnen, um das Modell zu finden, das zu Ihnen passt.
   • Wenn Sie einen bestimmten Modelltyp benötigen, beispielsweise ein aktuelles Modell oder ein Standardmodell, recherchieren Sie und laden Sie das ausgewählte Modell herunter, indem Sie auf die Schaltfläche "Herunterladen" oder "Vorlage verwenden" klicken. Stellen Sie sicher, dass Sie es an einem leicht zu findenden Ort aufbewahren, damit Sie es nicht verlieren.

3. 
   

   
   Greifen Sie auf die Datei zu. Nachdem Sie den Download abgeschlossen haben, entpacken Sie die Datei und öffnen Sie sie in "Microsoft Word" oder "Excel". Verwenden Sie die neueste Version von "Microsoft Word" für Benutzerfreundlichkeit und Qualität. Wenn Sie die Software auf dem neuesten Stand halten, werden die Dinge für Sie einfacher, und Sie können neue Funktionen nutzen.

4. 
   

   
   Fügen Sie das Logo und das Copyright-Symbol Ihres Unternehmens in die Kopfzeile ein. Entfernen Sie das Musterlogo aus der Vorlage und lesen Sie die Nutzungsbedingungen der Download-Site. Sie wollen sich doch nicht mit rechtlichen Problemen auseinandersetzen, oder?

5. 
   

   
   Ändern Sie den Titel. Markieren Sie im Titelbereich die Wörter "Besprechungstitel" und geben Sie den tatsächlichen Titel Ihres Protokolls ein.

6. 
   

   
   Ändern Sie die Präsentation des Dokuments (optional). Um Ihr Modell attraktiver zu machen, können Sie die Farben ändern oder ein anderes Thema auswählen. Es ist ganz einfach: Suchen Sie die Registerkarte "Layout" und klicken Sie auf den Abschnitt "Farben und Designs". Auf diese Weise können Sie das Aussehen Ihres Modells ändern und sogar Farben auswählen, die zu Ihrem Firmenlogo passen.

7. 
   

   
   Geben Sie die Untertitel der Abschnitte ein. Es sollten mehrere Felder vorhanden sein, die Sie ausfüllen können. Möglicherweise benötigen Sie mehr Felder oder möchten das e ändern. Passen Sie sie an Ihre Bedürfnisse an.

8. 
   

   
   Speichern Sie die Vorlage auf Ihrem Laptop. Auf diese Weise können Sie während der Sitzung Ihre Protokolle verfassen. Wenn Sie weiterhin "Microsoft Office" verwenden, werden die Dinge schneller und einfacher und Sie können das Meeting mit mehr Organisation und Präzision verfolgen als zuvor. Alternativ können Sie Ihre Vorlage ausdrucken, um handschriftliche Notizen zu machen, aber stellen Sie sicher, dass Sie genügend Platz haben, um die erforderlichen Informationen zu schreiben.

9. 
   

   
   Überprüfen Sie Ihr Modell. Herzlichen Glückwunsch! Ihr Berichtsmodell ist fertig. Ihre Produktivität und Genauigkeit sollten sich exponentiell verbessern, da Sie ein Modell haben, mit dem Sie Ihre Ideen organisieren können. Überprüfen Sie wie bei jedem Projekt die Details Ihres Modells, um ungenaue oder fehlende Elemente zu ermitteln. Sobald alles in Ordnung ist, können Sie es bei Ihren nächsten Besprechungen verwenden.