Wie organisiere ich eine Demonstration?

Inhalt

• Stufen
• Teil 1 Bereite Monate im Voraus vor
• Teil 2 Organisiere zwei Wochen vorher
• Teil 3 24 Stunden vor der Veranstaltung
• Teil 4 Verwalten des Ablaufs des Ereignisses

Sie denken wahrscheinlich, dass die Organisation einer Veranstaltung eine überwältigende Aufgabe ist. Dies kann der Fall sein, wenn Sie kein Gespür für Organisation oder Planung haben. Aber seien Sie versichert, denn wir werden gemeinsam von der monatelangen Vorbereitung bis zum Veranstaltungstag sehen, wie es geht.

Stufen

Teil 1 Bereite Monate im Voraus vor

1. 
   

   
   Definieren Sie das Objekt des Ereignisses. Ein oder zwei Schlüsselbegriffe können Ihnen dabei helfen, den Zweck Ihrer Veranstaltung klar zu definieren und im Kontext zu halten. Beabsichtigen Sie, Mitglieder Ihrer Community zu schulen? Versuchen Sie, die Geber davon zu überzeugen, einige Ihrer Projekte zu finanzieren? Möchten Sie einige Personen oder eine Gruppe von Personen ehren? Bemühen Sie sich, den Umfang Ihrer Aktion zu minimieren. Unabhängig davon, was Sie tun, erziehen, überreden oder ehren usw., beantworten Sie die folgende Frage: warum Wirst du diese Veranstaltung organisieren?
   • Nehmen Sie es als Leitbild. Ihr Rahmen für den Erfolg Wenn Sie genau wissen, was Sie tun möchten, können Sie leichter handeln!

2. 
   

   
   
   
   Ziele setzen. Was möchten Sie erreichen? genau ? Weder wie viele Teilnehmer werden daran teilnehmen, noch ob die Veranstaltung stattfinden wird. Wie soll sie aus dieser Veranstaltung hervorgehen? 5 Personen, die einer neuen Komponente Ihrer Organisation den Rücken kehren? Eine Sammlung von 1.000 €? Ein Mentalitätswechsel? Ein begeistertes Publikum?
   • Identifizieren Sie die ersten drei Dinge, die Sie durch die Organisation Ihrer Veranstaltung erreichen möchten, und konzentrieren Sie sich darauf, diese umzusetzen. Möglicherweise haben Sie ein finanzielles, ein soziales und ein persönliches Ziel. Es hängt nur von dir ab!

3. 
   

   
   Freiwillige sammeln. Sie benötigen ein gutes Team mit unterschiedlichen Fähigkeiten. Ihre Freiwilligen können Ihnen auf vielfältige Weise behilflich sein, z. B. bei der Vorbereitung von Programmen, Einladungen und Postern oder bei der Aufnahme von Teilnehmern und der Organisation nach der Veranstaltung. Mit anderen Worten, sie können Ihnen helfen, die Arbeit zu erledigen. Und wenn Sie können, haben Sie Freiwillige, auf die Sie zählen können!
   • Stellen Sie sicher, dass die Manager und die Mitglieder Ihres Teams Ihren Arbeitsplan einhalten. Zusammenarbeit kann vieles einfacher machen. Wenn Sie sie bitten, mitzumachen, sollten Sie von Anfang an klar sein, welche Erwartungen sie haben und inwieweit sie sich engagieren.
   • Wenn Sie keine Freiwilligen einstellen können, stellen Sie ein Team ein! Es hängt alles von der Art der Veranstaltung ab, die Sie organisieren. Die Manager des Austragungsortes Ihrer Veranstaltung können Ihnen ein Team zur Verfügung stellen, ansonsten können Sie eine Zeitarbeitsfirma beauftragen.

4. 
   

   
   
   
   Bereiten Sie ein Budget vor. Sie müssen alle möglichen Ausgaben, Einnahmen, Spenden und unvorhergesehenen Ausgaben in Ihr Budget aufnehmen. Wenn Sie kein Budget haben, haben Sie ein Bündel Rechnungen in der Hand, eine leere Brieftasche und keine Ahnung vom neuesten Problem. Seien Sie von Anfang an realistisch, um Überraschungen am Veranstaltungstag zu vermeiden.
   • Suchen Sie nach Möglichkeiten, um Ihre Kosten zu senken. Können Sie Freiwillige einstellen, die kostenlos arbeiten? Können Sie sich für eine günstigere Homepage entscheiden, wie das Haus eines Ihrer Freunde? Denken Sie daran, dass ein einfaches, aber erfolgreiches Spiel eindrucksvoller ist als ein Ereignis, das auf dem Weg ist, das sich jedoch in ein Fiasko verwandelt.

5. 
   

   
   Entscheide wo und wann. Das ist die Sache das wichtigste zu tun, wenn es um Ihre Veranstaltung geht.Was ist der Ort und an welchem ​​Datum wird jemand sagen: "Ja, das werde ich sehen! Wählen Sie eine Zeit, in der jeder frei ist, einen leicht zugänglichen Ort und etwas in Ihrer Reichweite!
   • Überprüfen Sie den Veranstaltungskalender in Ihrer Nähe und bestimmen Sie Ihr Publikum. Wenn Sie Menschen ansprechen, die ihre Zeit zu Hause verbringen, ist es am besten, Ihr Meeting tagsüber in der Nachbarschaft zu organisieren und möglicherweise Kinderbetreuung anzubieten. Wenn Sie sich jedoch an Studenten wenden, ist es am besten, wenn Sie Ihr Meeting nachts in der Innenstadt abhalten. Wenn du kannst, geh dorthin, wo dein Publikum ist bereits gefunden.
   • Natürlich werden Sie in einigen Fällen gezwungen sein, Ihre Site zu buchen. Wenden Sie sich an die Person, die für den Ort zuständig ist, den Sie so schnell wie möglich nutzen werden. Vergiss nicht, er ist wahrscheinlich so beschäftigt wie du!

6. 
   

   
   Denken Sie an Logistik. Sie brauchen Logistik für alles. Was werden die Parkmöglichkeiten sein? Was sind die Zugangsmöglichkeiten für Menschen mit Behinderungen? Was können Sie je nach Größe Ihres Treffpunkts tun? Welche Ausrüstung benötigen Sie? Welche zusätzlichen Gegenstände, wie Getränke, Abzeichen, Broschüren, benötigen und benötigen Sie zusätzlich? Wie viele Personen benötigen Sie, damit die Veranstaltung reibungslos verläuft?
   • Denken Sie mit Ihrem Team über all diese Probleme nach und besprechen Sie alle Aspekte des Problems. Können Sie einige unvorhergesehene Ereignisse antizipieren und vermeiden? Gibt es besondere Gäste, um die man sich kümmern muss? Müssen Sie Ausnahmen machen?

7. 
   

   
   Denken Sie an Marketing und Werbung. Mach ein Poster, während du dabei bist. Es muss das Datum, den Ort, die Uhrzeit, den Namen des Gastes, den Titel und das Thema oder den Slogan der Veranstaltung enthalten. Da Sie sich noch in der Vorbereitungsphase befinden, können Sie sich Zeit nehmen, um diese Details zu regeln. Es ist jedoch interessant, schnell eine temporäre Aufzeichnung zu erstellen, um einen umfassenden Überblick über Ihre Organisation zu erhalten!
   • Denken Sie auch an andere Möglichkeiten zur Verbreitung von Informationen. Ein ing? Ein Mailing? Facebook oder ein halbes Dutzend anderer Veranstaltungswebsites (mehr Infos etwas weiter)? Was wirst du brauchen? vor die Veranstaltung, um Teilnehmer anzulocken und was Ihre Bedürfnisse sein werden für die Veranstaltung, um ihr Interesse aufrechtzuerhalten?

8. 
   

   
   Organisieren. Es ist wahrscheinlich, dass vorerst alles in Ihrem Kopf verwirrt ist und Sie nicht wissen, wie Sie anfangen sollen. Atmen Sie tief ein und öffnen Sie Excel. Bereiten Sie einen vorläufigen Kalender für Ihre Veranstaltung vor. Erstellen Sie ein paar Tabellen, um Ihre Ideen zu organisieren. Dies mag unnötig erscheinen, aber in zwei Monaten werden Sie sich selbst zu dieser Arbeit beglückwünschen.
   • Erstellen Sie für jede Aktivität einen Zeitplan mit Fristen. Schreiben Sie die Namen Ihrer Mitarbeiter auf und geben Sie deren Aufgaben und Ausführungszeiträume an. So können Sie Ihre Fragen organisieren und beantworten.

Teil 2 Organisiere zwei Wochen vorher

1. 
   

   
   Stellen Sie sicher, dass alles in Ordnung ist. Legen Sie das Datum und den Ort Ihrer Veranstaltung fest, wählen Sie Ihren Ehrengast, Ihre Mitarbeiter, das Thema und den Slogan Ihrer Veranstaltung. Welche Probleme können Probleme verursachen? Welche Fragen können sich in letzter Minute stellen? Zu diesem Zeitpunkt müssen Sie alle Details abschließen.

2. 
   

   
   Treffen Sie sich mit Ihrem Team. Lassen Sie Ihr Budget, Ihren Zeitplan usw. von Ihren Teammitgliedern und Managern genehmigen. Es ist an der Zeit, alle Probleme zu untersuchen und zu lösen. Haben Ihre Mitarbeiter verstanden, was sie zu tun haben? Fühlen sie sich wohl mit der ganzen Prozedur?
   • Treffen Sie sich noch einmal mit Ihren Mitarbeitern und Freiwilligen, um mögliche Probleme zu besprechen. Es ist auch der perfekte Zeitpunkt, um einen Aktionsplan zu entwickeln.
   • Stellen Sie sicher, dass Ihr Team keine internen Probleme hat. Bleiben Sie in Kontakt mit den Leitern und Mitgliedern jeder Gruppe sowie Ihren Freiwilligen.

3. 
   

   
   Delegieren Sie die Verantwortlichkeiten an einige Ihrer Mitarbeiter und beauftragen Sie die erfahreneren Mitarbeiter, alle Aktivitäten zu koordinieren. Wenn es sich um ein gigantisches Ereignis handelt, beauftragen Sie mehrere Personen, mehrere Aktivitäten unter der Aufsicht einer einzelnen verantwortlichen Person zu koordinieren. Denken Sie daran, dass Mitglieder einer Gruppe ihrem Gruppenleiter vertrauen müssen.
   • Erwägen Sie, am Tag der Veranstaltung ein oder zwei Personen zu beauftragen, die die Teilnehmer bei ihrem Eintreffen in der Szene treffen und begrüßen. Grundsätzlich ist es das Empfangskomitee, das für die Aufmunterung aller und das Gefühl der Aufgehobenheit der Teilnehmer verantwortlich ist.

4. 
   

   
   Stellen Sie sicher, dass die mit der Veranstaltung verbundenen Websites auf dem neuesten Stand sind. Sie sind wahrscheinlich auf Facebook und, aber es gibt mehrere andere Websites, die Sie verwenden können, um Ihre Veranstaltung besser zu fördern. Eventbrite, Evite und Meetup sind drei der wichtigsten Websites, über die Sie nachdenken müssen. Wenn Sie sie noch nicht kennen, gehen Sie gleich ins Internet!
   • Und vergessen Sie natürlich nicht Ihre eigene Website, Ihren Blog oder Ihre Facebook-Seite, falls Sie welche haben. Sie können Erinnerungen senden, Bilder posten und Ihre Antwortanfragen (RSVP) verwalten. Je aktiver Sie sind, desto besser werden Sie von allen wahrgenommen.

5. 
   

   
   Bitten Sie die Delegierten, bestimmte Aktivitäten zu finanzieren und zu sponsern. In den nächsten Tagen müssen Sie einige Ausgaben tätigen und Sie werden nicht alles aus Ihrer Tasche bezahlen! Sammeln Sie mindestens ein wenig Geld, um die Kosten für die Inbetriebnahme zu decken, beispielsweise für die Anmietung des Raums und der Ausrüstung und möglicherweise für Caterer. Möglicherweise müssen Sie für bestimmte Dinge oder Dienstleistungen bezahlen.
   • Stellen Sie sicher, dass Sie über ein angemessenes Verwaltungsverfahren verfügen, um die benötigten Dienstleistungen zu erhalten, zu bestätigen und in Rechnung zu stellen. Sie müssen alles, was Sie tun, im Auge behalten, damit Sie später darauf zugreifen können, damit Sie sich von Anfang an besser organisieren können, insbesondere, wenn Ihre Handelspartner etwas falsch machen.

6. 
   

   
   Machen Sie Werbung für Ihre Veranstaltung. Bereiten Sie Broschüren vor, schalten Sie Anzeigen, informieren Sie die Medien, senden Sie Direktwerbung, telefonieren Sie, senden Sie Gruppen an Gruppen und besuchen Sie potenzielle Teilnehmer oder Sponsoren. Was kann man noch tun, um die Leute zu ermutigen, zu kommen? Achten Sie darauf, vollständige Informationen zu verbreiten, die wenig Raum für Fragen lassen. Schließlich möchten Sie aber auch die Neugier Ihres Publikums wecken!
   • Definieren Sie Ihre Zielgruppe. Wenn Sie versuchen, Senioren zu erreichen, werden Sie Ihre Zeit nicht damit verschwenden, sie zu senden snapchats. Gehen Sie zu den Orten, die von Ihren Teilnehmern frequentiert werden, und verwenden Sie die Tools, die sie kennen. Bemühen Sie sich, sehr zugänglich zu sein und sich normal zu verhalten.

7. 
   

   
   Sammeln Sie alles, was Sie für Ihre Veranstaltung benötigen. Zum Beispiel Medaillen, Spiele, kleine Souvenirs, Preise oder Urkunden. Es gibt viele Dinge und Geräte, die für ein unerfahrenes Auge unbemerkt bleiben können, aber Sie kennen jeden Winkel und jede Ecke und alles, was dort hineingehen kann. Und vergessen Sie nicht die Tische, die Stühle, das Soundsystem, die Plakate, die Tischdecken und all diese wichtigen Dinge!
   • Allein diese Frage verdient eine ganze Arbeitssitzung mit Ihren Mitarbeitern. Hören Sie nicht auf, darüber nachzudenken, bis Sie 5 Dinge wie Stifte, Erste-Hilfe-Kasten, Batterien, Eiscreme und Verlängerungen entdecken. Sie müssen um jeden Preis sicherstellen, dass Sie alles abgedeckt haben.

8. 
   

   
   Organisiere dich für alle. Treffen Sie Vorkehrungen, um Bilder und Videos aufzunehmen. Organisieren Sie die Bewegungen der Gäste. Treffen Sie Vorkehrungen auch für das Essen und das Reinigungsteam. Die Liste kann von Tag zu Tag verlängert werden, aber es ist normal, weil Sie Ihre Veranstaltung organisieren!
   • Kümmere dich um Essen und Erfrischungen. Es ist auch an der Zeit, spezielle Einrichtungen zu planen, beispielsweise für Menschen mit Behinderungen usw. Überprüfen Sie auch, ob einige Teilnehmer Vegetarier sind oder spezielle Ernährungsbedürfnisse haben.
   • Stellen Sie Stühle, Tische, Sets, Mikrofone, Lautsprecher, Computer, Flüssigkristallprojektoren (LCDs) und Podien sowie die gesamte Ausrüstung zur Verfügung, die für die ordnungsgemäße Einrichtung des Veranstaltungsorts erforderlich ist.

9. 
   

   
   Bereiten Sie die Liste der zu kontaktierenden Personen vor. Sie benötigen Telefonnummern, Adressen und alle Ihre Mitarbeiter. Ebenso bereiten Sie die Liste der VIPs und Ihrer Lieferanten vor. Diese Listen sind nützlich, wenn jemand sabsent ist oder zu spät kommt.
   • Angenommen, Ihre Caterer kommen zu spät? Wissen Sie, wie es geht? Du nimmst deine schöne Liste und rufst sie an. Dachten sie wirklich, dass du gehst? suchen diese 100 kg Schweinefleisch gezogen? Nun, das spielt keine Rolle. Sie geben François die Liste und bitten ihn, mit seinem LKW an die angegebene Adresse zu fahren. Und das war's auch schon! Jetzt wissen Sie, was Sie zu tun haben, entweder beenden Sie die Verwendung oder präzisieren Sie Ihre Angaben!

10. 
    

    
    Gehen Sie mit Ihren Mitarbeitern zum Veranstaltungsort. Machen Sie eine Tour und überprüfen Sie sorgfältig die Parkflächen, Toiletten, grünen Räume und die Bereitstellung von Ein- und Ausgängen. Suchen Sie nach Orten in der Nähe, an denen Sie Fotokopien oder Anrufe tätigen und im Notfall Einkäufe tätigen können. Mit einem Wort, bemühen Sie sich, das Terrain als Ihre Tasche zu kennen.
    • Sprechen Sie auch mit Ihrem Ansprechpartner. Er / sie muss den Ort besser kennen als jeder andere. Gibt es ein bestimmtes Problem, das Sie kennen müssen? Gibt es zeitliche Einschränkungen? Müssten Sie die Türen zu bestimmten Zeiten geschlossen halten? Wird es, Gott bewahre, während des Protests routinemäßige Feuerübungen geben?

Teil 3 24 Stunden vor der Veranstaltung

1. 
   

   
   Bleib ruhig. Sie sind fast am Ende Ihrer Sätze angekommen. Es ist äußerst wichtig, Ihre Ideen klar zu halten und auf dem richtigen Weg zu bleiben. Sie haben Monate damit verbracht, sich vorzubereiten! Alles wird gut. Wenn Sie ruhig bleiben, verhält sich Ihr Team wie Sie und die Veranstaltung findet unter guten Bedingungen statt. Außerdem wird alles sehr schnell fertig sein!
   • Im Ernst, Sie haben fast das Ende Ihrer Sätze erreicht. Sie haben alles geplant, Sie haben an alle möglichen Probleme gedacht. Wenn etwas passiert, werden Sie die Schwierigkeit überwinden. Und denk dran, niemand wird dir die Schuld geben. Ein lauter Gast, mittelmäßiges Essen, mach dir nicht zu viele Sorgen, denn die Teilnehmer wissen, dass du nicht alles kontrollieren kannst. Also, entspann dich, alles wird gut.

2. 
   

   
   Führen Sie die letzten Überprüfungen mit Ihrem Team durch. Stellen Sie sicher, dass Sie jedem die Uhrzeit der Veranstaltung und den Weg dorthin mitgeteilt haben. Sie möchten nicht, dass am Veranstaltungstag alle Ihre Mitarbeiter Sie gleichzeitig fragen, wo sich diese heilige Servicetür befindet.
   • Auch wenn Sie keine Fragen erhalten, bemühen Sie sich, das Verhalten Ihrer Mitarbeiter zu bewerten. Sind sie mit der Beschreibung ihrer Aufgaben zufrieden? Riechen sie zwischen ihnen? Wenn nicht, diskutieren Sie mit ihnen und versuchen Sie, die Schwierigkeit gemeinsam auszubügeln. Vielleicht würde es jemandem leichter fallen, etwas anderes zu tun oder mit jemand anderem zusammenzuarbeiten.

3. 
   

   
   Überprüfen Sie alle Einladungen und Antworten, die Sie erhalten haben. Machen Sie die Liste der Gäste und beauftragen Sie jemanden, die Anwesenden zu zählen. In den meisten Fällen wird die Anzahl der anwesenden Personen sein unterschiedlich der Menschen, die geantwortet haben. Möglicherweise haben Sie 50 positive Antworten erhalten und erhalten am Ende 5 oder 500 Menschen anwesend. Seien Sie also auf extreme Situationen vorbereitet, auch wenn Sie die Anzahl der Antworten kennen, die Sie erhalten haben!
   • Während Sie dort sind, erinnern Sie die Veranstaltung an Ihre hochrangigen Gäste. Sie werden überrascht sein, wie viele Leute sagen: "Oh ja, das stimmt! Es ist morgen, nicht wahr? Sie können Versehen vermeiden, indem Sie einen einfachen Anruf tätigen oder eine SMS senden.

4. 
   

   
   Gehen Sie zum Veranstaltungsort und stellen Sie sicher, dass alles bereit ist. Ist das Zimmer sauber und verfügbar? Ist die elektronische Ausrüstung installiert? Wurden die Funktionsprüfungen durchgeführt? Können Sie Geräte bei Bedarf im Voraus installieren? Ist das Personal bereit?
   • Prüfen Sie, ob die Anzahl der anwesenden Personen zur Überwachung der Veranstaltung ausreicht. Natürlich ist es immer besser, mehr Leute zu haben. Möglicherweise benötigen Sie jemanden, der ein dringendes Rennen absolvieren, einen Ehrengast aufnehmen oder eine unvorhergesehene Veranstaltung abwickeln kann. oder einfach Kaffee holen.

5. 
   

   
   Bereiten Sie die Kits der Teilnehmer vor. Jedes Kit kann eine Flasche Wasser, einen leichten Snack, ein Notizbuch, einen Stift, eine Broschüre und die erforderlichen Informationen enthalten. Sie können auch kleine Erinnerungen aufnehmen. Es ist wirklich das Detail, das die Teilnehmer dazu bringt, zu glauben, dass die Veranstaltung gut gestaltet und gut organisiert war. Und sie werden wirklich denken, dass Sie sich um beides kümmern!
   • Dies kann für Gäste oder Ihre Mitarbeiter oder beides reserviert werden! Wem gefällt es nicht, einen Müsliriegel und einen Stift zu bekommen?

6. 
   

   
   Mach ein Skript. Es ist eine Liste, die alle notwendigen Informationen enthält, die nach Zeitplan und Raum klassifiziert sind. Bereiten Sie ein zeitgesteuertes Programm für wichtige Aktivitäten vor. Die Struktur des Formulars hängt von Ihnen ab. Bemühen Sie sich, es nicht für das einfache Lesen zu laden.
   • Wenn Sie wirklich wählerisch und sehr fleißig sind, können Sie feststellen mehr Skripte. Die Sprecher können Sie nach einer Liste anderer Sprecher mit ihrem Standort und Zeitplan fragen. Ihr Team wird die Liste der Geräte, Zeitpläne und Regeln für Reinigungsvorgänge benötigen. Wenn Sie Zeit haben, diese vorzubereiten, können diese Listen hilfreich sein.

7. 
   

   
   Bereiten Sie eine Checkliste der Aktionen vor, die während der Veranstaltung durchgeführt werden sollen. Es wäre eine Katastrophe, wenn Sie da wären, alles da wäre, jeder da wäre und plötzlich merkt man, dass Sie zu Hause die 1.200 Becher für die Kaffeepause vergessen haben. Du hättest alles ruiniert. Machen Sie also eine Checkliste und nehmen Sie alles mit, was Sie brauchen!
   • Wenn sich Dinge häufen, weisen Sie jedem Mitglied Ihres Teams eine bestimmte Aufgabe zu. So verlieren Sie am Veranstaltungstag nicht Ihre Zeit damit, nach rechts und links zu rennen und Krisen zu punkten. Zwei weitere Hände erleichtern die Belastung ... wie das Sprichwort sagt.

Teil 4 Verwalten des Ablaufs des Ereignisses

1. 
   

   
   Seien Sie mit Ihren Mitarbeitern und Freiwilligen früh auf dem Veranstaltungsgelände. Vergewissern Sie sich, dass alle anwesend sind und dass die elektronischen Geräte ordnungsgemäß funktionieren. Gibt es Last-Minute-Fragen? Wenn du noch Zeit hast, gib ihnen einen Drink, sag ihnen ein paar ermutigende Worte und gib ihnen dann eine Pause! Du hast es verdient. Du bist bereit.
   • Stellen Sie sicher, dass die Organisatoren ein Erkennungszeichen oder andere Abzeichen tragen, damit die Teilnehmer diese bei Bedarf leicht finden können. Manchmal reicht es nicht aus, Müde zu tragen.

2. 
   

   
   Alles installieren. Innen und außen. Müssen Sie Luftballons am Briefkasten oder eine Werbetafel an der Ecke aufhängen? Und was halten Sie von den Türen und der Haupthalle? Wenn die Teilnehmer einen komplizierten Pfad befahren müssen, platzieren Sie so viele Zeichen wie möglich, um sie besser zu führen.
   • Vergessen Sie nicht Willkommensbanner und informative Banner, die sehr nützlich sind. Denken Sie daran, den Teilnehmern das Auffinden des Veranstaltungsortes zu erleichtern. Es versteht sich von selbst!
   • Installieren Sie einen Empfangs- und Registrierungsschalter. Bei der Ankunft vor Ort sollten die Teilnehmer beachten, was sie benötigen, um sich selbst zu führen. Andernfalls können sie im Kreis herumlaufen und sich unwohl fühlen.Erinnern Sie sich an das Empfangskomitee, über das wir vorhin gesprochen haben? Stellen Sie jemanden vor den Eingang, um die Teilnehmer zu begrüßen und ihre Fragen zu beantworten.
   • Poste etwas Musik! Es kann jede Verlegenheit zerstreuen, die sonst die Stimmung erhöht hätte.

3. 
   

   
   Stellen Sie sicher, dass wichtige Personen über die Ereignisse informiert sind. Wenn ein Redner zu spät kommt, passen Sie Ihren Zeitplan an und informieren Sie die Interessenten. Wenn die Mahlzeit länger als erwartet dauert, müssen Sie sie auf die Programmänderung hinweisen. Es kommt nur selten vor, dass die Dinge nach Plan verlaufen. Informieren Sie die Mitarbeiter, wenn Änderungen eintreten.

4. 
   

   
   Machen Sie Fotos! Sie möchten wahrscheinlich Erinnerungen an Ihre Veranstaltung behalten. Und jemanden mit einer Kamera herumlaufen zu sehen, kann die Teilnehmer aufregen. Vergessen Sie nicht das Banner des Sponsors, Ihr Banner, den Eingang, den Empfang usw. Vielleicht kannst du sie nächstes Jahr benutzen!
   • Bitten Sie nach Möglichkeit einen Ihrer Freunde oder einen professionellen Fotografen, sich um all diese Details zu kümmern. Da hast du genug zu tun! Aber Sie müssen sich um Ihre Gäste kümmern, also lassen Sie jemanden für die Fotos usw. sorgen.

5. 
   

   
   Verschenken Sie ein Souvenir. Ihre Teilnehmer haben möglicherweise durch den Besuch Ihrer Veranstaltung etwas gelernt, und Sie möchten, dass sie über etwas nachdenken, Fragen stellen oder Maßnahmen ergreifen. Verteilen Sie also einen Flyer oder etwas, das sie mitnehmen können, um ihnen Ideen zu geben handeln nach der Veranstaltung.
   • Denken Sie daran, ein Forum für Feedback zu erstellen. Geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, nachzuverfolgen, ihre Meinung zu äußern, Verbesserungen vorzuschlagen und ihre Wünsche für die nächste Veranstaltung mitzuteilen. Und wie können sie sich natürlich vereinfachen?

6. 
   

   
   Empfangsbereich reinigen! Heben Sie den Stromzähler an, heben Sie die Transparente auf, entfernen Sie die Tische usw. Versetzen Sie die Orte wieder in ihre ursprüngliche Situation, wie sie vor der Veranstaltung waren. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie das Zimmer gemietet haben und wiederkommen möchten. Die Eigentümer erheben möglicherweise eine Gebühr, die Sie sonst hätten vermeiden können. Teilen Sie die Aufgaben auf, um die Bedienung so einfach wie möglich zu gestalten.
   • Stellen Sie sicher, dass nichts Kostbares vor Ort vergessen wurde, und richten Sie in diesem Fall einen Fundservice ein
   • Machen Sie den Verantwortlichen auf die Schäden aufmerksam, die während der Veranstaltung auftreten können. Es ist besser, ehrlich und direkt zu sein.
   • Kümmere dich um den Müll und handle im Rahmen deiner Möglichkeiten. Der Reinigungsservice wird sich um dieses Problem kümmern.

7. 
   

   
   Kümmern Sie sich um alle Aufgaben, die sich aus der Durchführung Ihrer Veranstaltung ergeben. Tatsächlich hängt es von der Art des betreffenden Ereignisses ab. Es mag sein, dass Sie nicht viel zu tun haben, aber Sie können auch mit einer langen Liste von Leuten enden, denen Sie danken und die Sie verwalten müssen. Hier sind einige Ideen, um anzufangen.
   • Vielen Dank an alle Teammitglieder, Freiwilligen und Sponsoren. Sie hätten Ihre Veranstaltung nicht ohne sie machen können!
   • Aktualisieren und finalisieren Sie Ihre Konten. Diese Aufgabe muss so schnell wie möglich erledigt werden. Es ist besser, ein Minimum an Details einzustellen.
   • Organisieren Sie einen Dankesempfang für alle, die Ihnen geholfen haben. Ihre Mitarbeiter müssen sich geschätzt fühlen und Ihre Spender fühlen, dass sie an einem guten Zweck teilgenommen haben.
   • Geben Sie den Betroffenen Souvenirs oder Broschüren.
   • Teilen Sie den Sponsoren und den Betroffenen ihren Anteil am Rezept mit.
   • Veröffentlichen Sie die Fotos der Veranstaltung auf Ihrer Website.

8. 
   

   
   Organisieren Sie nach der Veranstaltung ein Bewertungsmeeting, um Ihre Organisation in Zukunft zu verbessern. Gibt es Dinge, die Sie, nachdem Sie alles erreicht haben, anders hätten tun können? Was hat gut funktioniert und was hat nicht funktioniert? Würden Sie einer solchen Veranstaltung zustimmen? Was hast du gelernt
   • Wenn Sie Feedback erhalten, sollten Sie dies berücksichtigen. Wenn Ihre Gäste dies nicht tun, bitten Sie Ihre Mitarbeiter, es zu tun! Was halten sie von der Veranstaltung? Zumindest schätzten sie sich selbst? Natürlich, da sie einen Müsliriegel und einen Stift hatten, nicht wahr?