Umgang mit Forderungen

Inhalt

• Stufen
• Teil 1 Kreditpraktiken definieren
• Teil 2 Rechnungskunden
• Teil 3 Weiterverfolgung von Forderungen
• Teil 4 Bilanzierungsmethoden für Debitoren anwenden

Wenn Sie ein Kreditinstitut besitzen und Ihren Kunden Kredite gewähren, ist es wichtig, Verfahren für Forderungen aus Lieferungen und Leistungen festzulegen. Kundenkredit ist, wenn Sie Ihrem Kunden erlauben, eine Dienstleistung in Anspruch zu nehmen oder ein Produkt sofort in Besitz zu nehmen, um ein späteres Zahlungsversprechen zu erhalten. Mit anderen Worten, Sie gestatten ihm, Ihre Produkte in Besitz zu nehmen, bevor sie Sie überhaupt bezahlen. Wenn Sie Kreditkarten akzeptieren, steuert das ausstellende Unternehmen die Risiken. Für den Fall, dass Kunden per Scheck oder in bar bezahlen müssen, müssen Sie die Zahlungen überprüfen und die Risiken steuern. Der Umgang mit Forderungen aus Lieferungen und Leistungen umfasst die Einrichtung von Kreditvergabeverfahren, die Erstellung von Rechnungen, die Führung von Zahlungsaufstellungen und die Durchführung von Buchhaltungsfunktionen.

Stufen

Teil 1 Kreditpraktiken definieren

1. 
   

   
   Entwickeln Sie ein Kreditantragsverfahren. Bestimmen Sie, ob Sie Privatpersonen oder nur Unternehmen Kredit gewähren möchten. Bitten Sie alle Ihre Kunden, einen Antrag auszufüllen, um ihre Kreditwürdigkeit zu beurteilen. Überprüfen Sie die Konten aller Kreditantragsteller.
   • Einzelpersonen müssen ihren Namen, ihre Kontaktinformationen, ihre Beschäftigungsinformationen und ihre Sozialversicherungsnummer angeben.
   • Unternehmen müssen ihren Firmennamen, die Kontaktinformationen für ihre Buchhaltungsabteilung, die Bonität anderer Unternehmen und die Namen ihrer Direktoren angeben.

2. 
   

   
   Stellen Sie die allgemeinen Verkaufsbedingungen fest. Erstellen Sie ein Dokument, in dem Ihre Bedürfnisse und die Pflichten des Kunden erläutert werden. Geben Sie auch das Fälligkeitsdatum der Zahlungen an. Beispielsweise können Sie angeben, dass Zahlungen innerhalb von 30 Tagen nach dem Kauf erfolgen müssen. Geben Sie den Zinsbetrag für verspätete Zahlung an. Geben Sie an, dass der Kunde die Gebühren für zurückgegebene Schecks oder Inkasso zu zahlen hat.
   • Kreditantragsteller müssen in der Lage sein, das Formular zu unterzeichnen, um zu bestätigen, dass sie die Klauseln gelesen und verstanden haben.

3. 
   

   
   
   
   Beachten Sie die Gesetze zum Verbraucherkredit. Verbraucherkredit ist ein Vertrag, mit dem ein Kreditgeber einem Kreditnehmer (entweder Privatpersonen oder Finanzunternehmen) einen erstattungsfähigen Geldbetrag zur Finanzierung von Käufen von Waren und Dienstleistungen zur Verfügung stellt. In Frankreich hat das Lagarde-Gesetz die Verbraucherkredite reformiert, um die Verbraucher zu schützen. Dieses Gesetz erlegt den Kreditgebern auch neue Pflichten auf. Hier sind einige Bestimmungen, die dieses Gesetz vorsieht.
   • Kreditgeber sollten in keiner Weise dafür werben, dass Kredite die Situation des Kunden verbessern.
   • Dem Kreditgeber steht es frei, die für ihn am besten geeignete Versicherung zu wählen.
   • Die Kreditinstitute müssen die Kreditwürdigkeit des Kreditnehmers prüfen und sicherstellen, dass der Kreditnehmer nicht in der FICP-Datei registriert ist.
   • Weitere Informationen zu den Gesetzen für Verbraucherkredite finden Sie in diesem Artikel.

Teil 2 Rechnungskunden

1. 
   

   
   
   
   Verstehe, was eine Rechnung ist. Eine Rechnung ist ein Dokument, das ein Käufer zum Zeitpunkt des Verkaufs von einem Verkäufer erhält. Darin sind die verkauften Produkte und Dienstleistungen, ihre Kosten und das Datum, an dem die Zahlung erwartet wird, aufgeführt. Die Rechnung unterscheidet sich von der Quittung. Ein Kaufbeleg wird nur ausgestellt, wenn der Kunde zum Zeitpunkt des Kaufs vollständig bezahlt. Wenn er zu einem späteren Zeitpunkt oder gestaffelt bezahlt, müssen Sie ihm eine Rechnung ausstellen.
   • Die Rechnung weicht von der Abrechnung ab. Eine Abrechnung wird mit einer oder mehreren aktuellen Rechnungen an den Kunden gesendet und gibt den fälligen Gesamtbetrag an. Ihre Hauptaufgabe ist die Vereinfachung des Abrechnungsprozesses.

2. 
   

   
   Wählen Sie Ihre Abrechnungsmethode. Sie haben zwei Möglichkeiten: Sie können die Rechnungen entweder selbst ausstellen oder eine Firma damit beauftragen. Wenn Sie gerade erst anfangen, tun Sie es selbst. Sie können Ihr Wissen über die Finanzen Ihres Unternehmens vertiefen. Später können Sie diese Aufgabe einer anderen Person übertragen.

3. 
   

   
   Fügen Sie der Rechnung alle relevanten Informationen bei. Schreiben Sie deutlich die Wortrechnung. Geben Sie Informationen an, um den Kunden und die bereitgestellten Produkte oder Dienstleistungen zu identifizieren. Vergessen Sie nicht, Ihren Namen, den Namen Ihrer Geschäftseinheit und die Adresse, an die die Kunden Zahlungen senden sollen, eindeutig anzugeben.
   • Weisen Sie jeder Rechnung eine eindeutige Nummer zu.
   • Geben Sie das Datum deutlich an.
   • Geben Sie den Namen und die Adresse des Kunden sowie den Namen und die Adresse Ihres Unternehmens an.
   • Geben Sie die gekauften Produkte oder Dienstleistungen sowie das Kaufdatum deutlich an.
   • Geben Sie den fälligen Betrag und das Fälligkeitsdatum der Zahlung an.

4. 
   

   
   Wählen Sie, ob Sie elektronische oder Papierrechnungen ausstellen möchten. Sie können Papierrechnungen per Post, elektronische Rechnungen per E-Mail oder beides senden. Kunden sollten angeben, wie sie die Rechnungen erhalten möchten. Die elektronische Rechnungsstellung ist bequemer und kostengünstiger als die Rechnungsstellung auf Papier. Einige Kunden geben Finanzinformationen jedoch nicht gern online weiter. Wenn ein Kunde die E-Mail-Adresse ändert, kann es außerdem zu Problemen bei der Kontaktaufnahme kommen.

5. 
   

   
   Versuchen Sie, der Rechnung einen Antwortumschlag beizufügen. Kunden können ihre Zahlung einfacher senden. Geben Sie Ihre Adresse direkt auf dem Umschlag ein. Wenn Sie möchten, nehmen Sie einen Fensterumschlag, drucken Sie Ihre Adresse auf die Rechnung und bitten Sie den Kunden, sicherzustellen, dass Ihre Adresse im Fenster angezeigt wird. Wenn ein Kunde normalerweise online oder persönlich bezahlt, notieren Sie dies. Wenn ein Kunde keinen Antwortumschlag erhalten möchte, speichern Sie diese Ausgaben.
   • Richten Sie zur Vereinfachung des Zahlungsvorgangs ein Direkteinzahlungssystem ein, mit dem fakturierte Preise für Forderungen automatisch abgezogen werden. Im Allgemeinen ist es einfach, ein solches System über Ihre Banken einzurichten.

Teil 3 Weiterverfolgung von Forderungen

1. 
   

   
   Entscheiden Sie sich für ein Schuldenmanagementsystem. Möglicherweise bevorzugen Sie manuelle Offline-Dateneingabesysteme mit Excel. Wenn Ihr Unternehmen jedoch wächst, können Sie Ihren Verwaltungsprozess mit einer Schuldenverwaltungssoftware wie QuickBooks automatisieren. Sie können auch webbasierte Finanzverwaltungstools wie Mint oder FreshBooks verwenden.

2. 
   

   
   Verwenden Sie ein manuelles Kreditauskunftssystem. Sie haben die Möglichkeit, eine Tabelle in Excel vorzubereiten. Erstellen Sie Spalten für Datum, Kundenname, fälligen Betrag, Rechnungsnummer und Zahlungsdatum. Geben Sie die Informationen in das Diagramm ein, um Ihre Rechnungen zu senden und Zahlungen zu erhalten.
   • Sie müssen eine Rechnungsvorlage erstellen und zum Ausstellen aller Rechnungen verwenden.
   • Bewahren Sie eine Forderungsdatei und einen Ordner mit bezahlten Rechnungen auf.
   • Nicht bezahlte Rechnungen werden in der Forderungsdatei aufbewahrt.
   • Sobald die Rechnungen bezahlt sind, löschen Sie sie direkt aus der Forderungsdatei und legen Sie sie in den Ordner mit den bezahlten Rechnungen.

3. 
   

   
   Verfolgen Sie Ihre Forderungen mit Hilfe von Software. Wenn Sie Buchhaltungssoftware mit einer Forderungsoption verwenden, können Sie damit Rechnungen und fällige Zahlungen einfach nachverfolgen. Sie können Kunden- und Verkaufsinformationen direkt im System bearbeiten. Auf diese Weise können Sie automatisch Papier- und elektronische Rechnungen erstellen. Wenn das System das Internet verwendet, können Sie Rechnungen direkt per E-Mail an Kunden senden. Sie haben die Möglichkeit, einen Bericht zu erstellen, in dem angegeben wird, welche Rechnungen noch ausstehen, sodass Sie keine separaten Papierdateien für bezahlte und nicht bezahlte Rechnungen aufbewahren müssen.
   • Mit einer Buchhaltungssoftware können Sie Rechnungen auch in chronologischer Reihenfolge klassifizieren. Bei diesem Vorgang werden nicht bezahlte Rechnungen nach der Anzahl der verspäteten Zahlungstage getrennt, sodass Sie eine Einzugsrichtlinie anwenden können, die bestimmte Maßnahmen vorsieht, wenn Zahlungen um 30, 60 oder 90 Tage verspätet sind.

4. 
   

   
   Stellen Sie monatliche Kontoauszüge für Kunden aus. Der Kontoauszug weicht von der Rechnung ab. Sie wird einmal monatlich ausgestellt und enthält alle Beträge, die auf den alten Rechnungen noch fällig sind. Der Kontoauszug zeigt auch die erhaltenen Zahlungen. Schließlich wird in diesem Dokument der Saldovortrag angegeben, der noch nicht ausgezahlt wurde. Im Fall von nicht bezahlten Konten sollte ein System zur Identifizierung, Nachverfolgung und Einziehung ausstehender Konten vorhanden sein.

Teil 4 Bilanzierungsmethoden für Debitoren anwenden

1. 
   

   
   Verwenden Sie Buchhaltungssoftware, um den Prozess zu automatisieren. Mit der Buchhaltungssoftware können Sie nicht nur Rechnungen erstellen, sondern auch Ihre monatlichen Abschlüsse automatisch erstellen. Der Vorteil einer solchen Automatisierung besteht darin, dass Sie viel Zeit sparen und Ihre Arbeit erleichtern, anstatt dieselben Informationen mehrmals manuell eingeben zu müssen. Ein weiterer Vorteil dieses Systems besteht darin, dass Sie weniger Fehler haben, wenn Sie unterschiedliche Mengen oder Informationen zu unterschiedlichen Berichten eingeben.

2. 
   

   
   Machen Sie eine Erklärung über den Verkauf von Dienstleistungen auf Kredit. Gutschrift des fälligen Betrags für die Dienstleistung auf dem Verkaufskonto. Dann belasten Sie die Forderungen mit dem gleichen Betrag. Wenn der Kunde zahlt, belasten Sie das Girokonto mit dem gezahlten Betrag. Dann schreiben Sie dem Kundenkonto den gleichen Betrag gut.
   • Angenommen, Sie senden einem Kunden eine Rechnung über 5.000 US-Dollar für die Erbringung einer Dienstleistung.
   • Fordern Sie eine Lastschrift in Höhe von 5.000 € an. In der Bilanz erhöhen sich die Forderungen, die im Vermögenswert enthalten sind.
   • Schreiben Sie für einen Umsatz von 5.000 €. Umsatzsteigerung im Jahresabschluss.

3. 
   

   
   Geben Sie eine Erklärung über den Verkauf von Waren auf Kredit ab. Platzieren Sie zunächst Journaleinträge im Journal, um den Verkauf und die zugehörigen Forderungen aufzuzeichnen. Genau wie für den Service müssen Sie Verkäufe und Forderungen aus Lieferungen und Leistungen gutschreiben. Ziehen Sie dann in Betracht, den an den Kunden verkauften Bestand als Kosten zu reduzieren und zu sparen.
   • Angenommen, Sie haben eine 10.000-Dollar-Geschäftstransaktion durchgeführt, bei der Sie Waren im Wert von 7.000 US-Dollar an den Kunden verkauft haben.
   • Übergeben Sie eine Gutschrift in Höhe von 10.000 € für Verkäufe und eine Lastschrift in Höhe von 10.000 € für Forderungen.
   • Dann schreiben Sie eine Lastschrift von € 7.000 auf die Kosten der verkauften Ware. Dies erfolgt in Form eines Aufwandes im Jahresabschluss. Schreiben Sie dann eine Gutschrift in Höhe von 7.000 USD auf das Bestandskonto. Fehlende Lagerbestände verringern sich in der Bilanz um 7.000 €.

4. 
   

   
   Veröffentlichen Sie Forderungsausfälle. Die beste Methode zum Erkennen von Forderungsausfällen besteht darin, die Anzahl der nicht bezahlten Rechnungen zu schätzen, die sich jeden Monat in den Journaleinträgen ansammeln. Mit dieser Technik ist es möglich, Forderungsausfälle im selben Monat zu erfassen, in dem die Rechnungen ausgestellt wurden.Dies steht im Einklang mit dem Grundsatz der Überleitung, wonach alle Aufwendungen im selben Monat wie die erzielten Erträge zu erfassen sind.
   • Wenn Sie keine uneinbringlichen Forderungen ansammeln und einfach damit rechnen, uneinbringliche Forderungen zu erklären, wenn ein Kunde nicht zahlt, verstößt dies gegen das Abstimmungsprinzip.
   • Wenn Sie beispielsweise davon ausgehen, dass eine Rechnung in Höhe von 40.000 € nicht innerhalb eines Monats bezahlt werden kann, müssen Sie einen Betrag von 40.000 € auf dem Forderungsausfallkonto verbuchen. Dies erscheint als Aufwandsposten in Ihrem Jahresabschluss.
   • Darüber hinaus ist für zweifelhafte Konten in der Bilanz eine buchmäßige Buchung eines Kredits in gleicher Höhe auf dem Wertberichtigungskonto vorzunehmen.
   • Wenn Sie Rechnungen identifizieren, die noch nicht bezahlt wurden, müssen Sie nur Geld von Forderungsausfallkonten und Kreditforderungen abheben.

5. 
   

   
   Buchen Sie Rabatte für vorzeitige Zahlung. Wenn Sie einen Rabatt für eine Vorauszahlung gewähren, zahlt der Kunde weniger als den Gesamtbetrag auf der Rechnung. Speichern Sie dann den Spread als Gewinnminderung im Verkaufsrabattkonto. Auf diese Weise können Sie die Abweichungen in der Gewinn- und Verlustrechnung überprüfen.
   • Angenommen, Sie senden einem Kunden eine Rechnung in Höhe von 1.000 US-Dollar und gewähren ihm einen Rabatt von 10% oder 100 Euro für Zahlungen, die 10 Tage zuvor getätigt wurden. Dieser Kunde zahlt jedoch nur 900 €.
   • Fordern Sie eine Forderung in Höhe von 1.000 €.
   • Lastschrift 900 € auf Umsatz und 100 € auf Umsatzkonto.

6. 
   

   
   Erstellen Sie eine historische Aufstellung der Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Ein solcher Bericht enthält Einzelheiten zu allen ausstehenden Rechnungen. Es ist strukturiert, um zu zeigen, wie alt Rechnungen sind. Beispielsweise kann es Spalten für aktuelle Rechnungen geben, die eine verspätete Zahlung von 0 bis 15 Tagen, 16 bis 30 Tagen, 31 bis 45 Tagen und mehr als 45 Tagen aufweisen. Sie können es verwenden, um Forderungsausfälle zu schätzen. Mit diesem Bericht können Sie auch Rechnungen identifizieren, für die Folgemaßnahmen erforderlich sind.