So beantworten Sie den Anruf meines Chefs

Inhalt

• Stufen
• Teil 1 Die professionelle Etikette am Telefon üben
• Teil 2 Mit Ihrem Vorgesetzten besprechen
• Teil 3 Einen Anruf außerhalb der Arbeitszeit annehmen

Das Empfangen eines Anrufs von Ihrem Chef ist manchmal eine Quelle der Angst, besonders wenn es Sie oft nervös macht und Sie das Vertrauen verlieren lässt. Die beste Möglichkeit, Anrufe von Ihrem Arbeitgeber zu beantworten, besteht darin, die berufliche Etikette jederzeit am Telefon zu üben und stets bereit zu sein, Aufgaben anzunehmen und Fragen zu ihrer Arbeit zu beantworten.

Stufen

Teil 1 Die professionelle Etikette am Telefon üben

1. 
   

   
   Nehmen Sie den Anruf entgegen. Lassen Sie das Telefon zwei- bis dreimal klingeln, bevor Sie den Hörer abheben. Dies gibt ihm den Eindruck, dass Sie beschäftigt sind und gute Leistungen erbringen. Nehmen Sie den Anruf zu früh an, erwecken Sie den Eindruck, dass Sie nicht sehr beschäftigt sind oder gar nichts tun, und warten Sie zu lange, bevor Sie dies tun. Dies deutet darauf hin, dass der Anrufer für Sie keine Priorität hat.
   • Denken Sie daran, diese Regel jedes Mal anzuwenden, wenn Sie sich in einem professionellen Umfeld befinden, wer auch immer Sie anruft. Tun Sie dies nicht oder wenden Sie die Regeln der Zweckmäßigkeit nicht nur an, wenn Ihr Chef versucht, Sie telefonisch zu kontaktieren, sondern mit allen, einschließlich Ihren Kollegen, Kunden und Lieferanten, die empfänglicher sind, wenn Sie sich angemessen verhalten. Außerdem können Sie nie sicher sein, wann Ihr Arbeitgeber Sie von einer anderen Leitung aus anruft.

2. 
   

   
   
   
   Begrüße ihn professionell. Bemühen Sie sich beim Beantworten des Telefons, so professionell und angenehm wie möglich zu sein. Wenn Sie beispielsweise von Ihren Mitarbeitern oder Ihrem Arbeitgeber angerufen werden, sagen Sie: "Hier Jean Poisson. Wie kann ich ihnen helfen "
   • Wenn Sie in einer großen Organisation mit mehreren Abteilungen arbeiten, geben Sie in Ihrer Begrüßung den Namen Ihrer Abteilung oder Abteilung an. Sagen Sie: "Hier Jean Poisson von der Handelsabteilung. Was kann ich für Sie tun? "
   • Geben Sie bei der Beantwortung eines Telefonanrufs von einer Amtsleitung den Namen Ihres Unternehmens ein, auch wenn Sie glauben, dass Ihr Chef Sie anruft. Sagen Sie zum Beispiel "Hallo! Hier ABC Service, Jean Poisson zum Gerät. Wie kann ich ihnen helfen "

3. 
   

   
   Essen schlucken oder Kaugummi ausspucken. Tun Sie es am besten, bevor Sie zum Telefon greifen. Wenn Sie es jedoch nicht rechtzeitig tun können, beenden Sie die Aktion so diskret und leise wie möglich. Das Sprechen mit Kaugummi oder Essen im Mund ist unangemessen und gibt ein schlechtes Selbstbild. Besser der Gesprächspartner wird es merken.

4. 
   

   
   
   
   Sprechen Sie klar und direkt in das Mikrofon. Auf diese Weise können Sie Kommunikationsprobleme zwischen Ihnen und Ihrem Vorgesetzten vermeiden, die später zu Problemen führen können. Darüber hinaus ist Ihr Chef frustriert, wenn er aufgrund eines Problems mit dem Ton oder der schlechten Audioqualität Probleme mit der Kommunikation mit Ihnen hat.
   • Denken Sie auch daran zu lächeln, wenn Sie antworten und telefonieren. Die Mehrheit der Anrufer, einschließlich Ihres Chefs, wird wissen, dass Sie mit Ihrer Stimme und Ihrem Ton lächeln. Dies wirkt sich positiv auf Ihren Chef aus, insbesondere wenn Sie in einer Branche tätig sind, die mit Vertrieb und Kundendienst zu tun hat.

5. 
   

   
   Gib es deine ganze Aufmerksamkeit. Seien Sie sehr vorsichtig, wenn Sie mit Ihrem Chef telefonieren. Unterbrechen Sie alles, was Sie tun, auch wenn es sich um eine Aufgabe handelt, die er Ihnen zuvor gegeben hat. Sei bereit zuzuhören, was er dir zu sagen hat.
   • Vermeiden Sie generell, sich bei der Kommunikation mit Ihrem Chef von externen Faktoren ablenken zu lassen. Wenn zum Beispiel einer Ihrer Kollegen in Ihr Büro kommt, während Sie telefonieren, sagen Sie ihm mit einer höflichen Geste, dass Sie gerade nicht mit ihm sprechen können.

Teil 2 Mit Ihrem Vorgesetzten besprechen

1. 
   

   
   Machen Sie sich Notizen. Nehmen Sie Ihr Notizbuch und machen Sie sich Notizen, wenn Sie mit ihm chatten. Auf diese Weise können Sie jederzeit bereit sein, wichtige Informationen zu notieren, die er Ihnen während des Gesprächs mitteilen möchte, z. B .: Zeiten, Daten, Adressen oder Anweisungen für eine bestimmte Aufgabe. Auf diese Weise können Sie auch alle wichtigen Fragen aufschreiben, die Sie ihm im Gegenzug stellen möchten.
   • Denken Sie immer daran, einen Notizblock und einen Stift auf Ihrem Schreibtisch, in einer oberen Schublade oder an einem leicht zugänglichen Ort zu haben. Wenn Sie ein Notizbuch in der Nähe haben, können Sie wichtige Informationen jedes Mal aufzeichnen, wenn Sie einen geplanten oder ungeplanten Anruf entgegennehmen.
   • Wenn Sie kein Notizbuch zur Hand haben, sich aber vor Ihren Computer setzen, öffnen Sie eine leere Seite oder ein Word-Dokument und machen Sie sich Notizen, als würden Sie ein Notizbuch verwenden. Seien Sie sich jedoch bewusst, dass er Sie tippen hören kann. Seien Sie also sehr vorsichtig und hören Sie aufmerksam zu, damit er sich weniger fragt, ob die Klänge Ihrer Tastatur wirklich mit Ihrem Gespräch zusammenhängen.

2. 
   

   
   Bleib ruhig. Atme tief und ruhig für ein paar Momente und trink etwas Wasser, um dich zu beruhigen. Es ist leicht, eine ängstliche Person am Telefon zu erkennen, besonders wenn sie schwer atmet oder eine zitternde, zögernde Stimme hat. Wenn Sie ruhig bleiben, können Sie sich sicherer fühlen und die Situation besser kontrollieren.
   • Wenn Sie wissen, dass Ihr Arbeitgeber Sie bald anruft, befreien Sie sich von der Angst, indem Sie ein wenig gehen, bevor Sie Ihren Anruf erhalten. Stehen Sie auf und gehen Sie ein wenig in Ihr Büro oder Ihren Dienst, es wird Ihnen helfen. Kommen Sie einfach rechtzeitig zum Anruf zurück.
   • Wenn Sie das Bedürfnis haben, sich vor oder während des Gesprächs schnell zu beruhigen, atmen Sie ein paar Mal tief durch. Atme vier bis fünf Sekunden lang so langsam wie möglich durch die Nase ein. Halten Sie den Atem noch drei Sekunden lang an und atmen Sie dann vier bis fünf Sekunden lang sanft aus. Das Einatmen von Sauerstoff hilft Ihnen, Verspannungen abzubauen und den Kopf frei zu bekommen.

3. 
   

   
   Übe die ganze Zeit aktiv zuzuhören. Da er Ihnen nicht ins Gesicht spricht, ist es wichtig, dass Sie alles, was er Ihnen am Telefon sagt, klar verstehen. Zögern Sie nicht, ihn zu bitten, Dinge zu wiederholen und zu erklären, die Sie nicht gehört oder verstanden haben.
   • Bitten Sie von Zeit zu Zeit um Klarstellung oder bestätigen Sie einige Details, auch wenn Sie seine Anweisungen verstehen. Versuchen Sie einfach, Ihre Anweisungen in eigenen Worten zusammenzufassen, bevor Sie auflegen. Wenn Sie aktives Zuhören üben, werden Sie ihm zeigen, dass Sie ihm gewissenhaft zuhören und professionell sind.

4. 
   

   
   Antworte ihm kurz. Gehen Sie nicht um den heißen Brei herum, kommen Sie direkt zum Punkt und antworten Sie ihm direkt. Dies vermittelt den Eindruck, dass Sie gut vorbereitet sind und Ihr Chef sich auf den Zweck seines Anrufs konzentrieren kann, ohne sich zu sehr ablenken zu lassen. In den meisten Fällen ist Ihr Arbeitgeber sehr beschäftigt und ruft Sie nur an, weil er bestimmte Informationen von Ihnen möchte. Geben Sie ihm genau das, was er will, es sei denn, er bittet Sie ausdrücklich, ihm alle Einzelheiten mitzuteilen.
   • Auch dies bedeutet nicht, dass Sie bei Bedarf keine Klärung verlangen sollten. Ihr Arbeitgeber ist mit Sicherheit sehr beschäftigt, aber es ist besser, 60 Sekunden länger als Stunden damit zu verbringen, Ihre Fehler mit Ihrem Chef zu korrigieren. Wenn Sie viele Fragen zu stellen haben, aber nicht genügend Zeit, fragen Sie Ihren Vorgesetzten, ob Sie sich einem bestimmten Kollegen nähern können, oder konsultieren Sie ein schriftliches Dokument, um mehr Informationen zu erhalten.

5. 
   

   
   Mache verbale Nicken. Tun Sie dies während des gesamten Gesprächs. Verbale Nicken sind Aussagen wie "Ja", "Einverstanden", "Ich verstehe" und "Ich verstehe". Sie alle zeigen, dass Sie aktiv zuhören.
   • Natürlich sollten diese mündlichen Nicken zu geeigneten Zeiten während des Gesprächs gemacht werden. Warten Sie nach einer Anweisung oder Erklärung auf eine Pause, bevor Sie dies tun.

6. 
   

   
   Haben Sie eine positive Einstellung während des Anrufs. Eine positive und dynamische Einstellung zeigt Ihrem Chef, dass Sie selbstbewusst, kompetent und ohne Angst vor den Herausforderungen der Arbeit sind. Wenn er Sie beispielsweise anruft, um ein Problem zu besprechen, sprechen Sie mit ihm über mögliche Lösungen, die Sie implementieren können.
   • Seien Sie so empfänglich wie möglich, auch wenn er Ihre Arbeit oder Haltung kritisiert. Akzeptieren Sie die Kritik, indem Sie sie mit Ihren eigenen Worten zusammenfassen, und besprechen Sie dann, wie Sie sie beheben können. Sie können Ihre Besorgnis über den zukünftigen Weg ehrlich zum Ausdruck bringen, aber Ausreden für vergangene Fehler oder Probleme vermeiden.
   • Formulieren Sie Ihren Satz mit dem Pronomen "Ich" anstelle von "Sie", wenn Sie Ihre Bedenken äußern oder frühere Probleme erklären möchten. Auf diese Weise kann Ihr Anführer sich nicht in die Defensive begeben, Sie nicht negativ beantworten oder wütend werden. Wenn er Sie zum Beispiel anruft, um mit Ihnen über eine Aufgabe zu sprechen, die Sie nicht rechtzeitig erledigen konnten, sagen Sie "Ich hatte Probleme, die erforderlichen Informationen zu sammeln", anstatt "Sie" habe mir nicht rechtzeitig die nötigen Informationen gegeben ".

7. 
   

   
   Danken ihm. Denken Sie daran, Ihrem Küchenchef dafür zu danken, dass Sie sich die Zeit genommen haben, Sie anzurufen. Obwohl er derjenige ist, der Sie angerufen hat und nicht umgekehrt, ist es eine großartige Möglichkeit, ihm zu danken, dass er Sie angerufen hat, um ihm Ihre Wertschätzung für die Zeit zu zeigen, die er oder sie Ihnen gegeben hat. Sagen Sie zum Beispiel: "Ich weiß, dass Sie einen anstrengenden Tag haben. Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, mich anzurufen. "
   • Tun Sie dies jedes Mal, wenn Ihr Vorgesetzter Sie anruft, insbesondere, wenn er ein Anliegen äußert, Ihre Arbeit kritisiert oder ein Projekt erläutert. Das Ziel ist es, Ihnen zu zeigen, wie eifrig Sie sind, die Ihnen übertragenen Aufgaben zu erledigen, und ihm für die Zeit zu danken, die er oder sie Ihnen gegeben hat, um zu erkennen, dass sein Anruf Ihnen dabei helfen wird, die Arbeit gut zu machen.

Teil 3 Einen Anruf außerhalb der Arbeitszeit annehmen

1. 
   

   
   Beantworten Sie den Anruf, wenn möglich. Wenn Ihr Chef Sie nach Feierabend anruft, sollten Sie ihn abholen und mit ihm besprechen, ob dies Ihre anderen Prioritäten nicht beeinträchtigt. Dies ist umso wichtiger, wenn Sie weniger als sechs Monate in dieser Position waren.
   • Ihre Bereitschaft, nach den regulären Geschäftszeiten mit Ihrem Chef zu kommunizieren, zeigt, wie engagiert Sie sich für Ihr Unternehmen und Ihre Arbeit einsetzen.
   • Wenn Sie ihm nicht antworten können, wenn er Sie anruft, unterschreiben Sie ihn so bald wie möglich. Im Idealfall würden Sie auf die Stimme hören, die Sie verlassen haben, und so schnell wie möglich zurückrufen. Abhängig von der Unternehmenskultur und der Art des Anrufs sollten Sie in der Lage sein, per E-Mail oder E-Mail zu erklären, warum Sie seinen Anruf nicht annehmen können, wenn Sie ihn nicht zurückrufen können.

2. 
   

   
   Überprüfen Sie Ihre Unternehmenskultur. In einigen Unternehmen verlangt der Arbeitgeber, dass der Arbeitnehmer unabhängig von Uhrzeit und Tag telefonisch und per E-Mail in Kontakt bleibt. Dies mag zwar unfair erscheinen, aber Sie müssen es dennoch als Teil Ihrer Unternehmenskultur akzeptieren, wenn Sie weiter daran arbeiten möchten.
   • Wenn Sie nicht wissen, nach welchen Regeln Sie vorgehen sollen, gehen Sie näher zu Ihren Kollegen. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Sie einige Stunden warten können, bevor Sie antworten, oder dass alle sofort antworten. Finde die richtigen Informationen und wende sie an.

3. 
   

   
   Bleiben Sie positiv und handeln Sie entsprechend der Situation. Seien Sie immer höflich und positiv, wenn Sie Ihrem Arbeitgeber zuhören, auch außerhalb der Arbeitszeit. Das heißt, Sie müssen jede Situation einzeln betrachten, bevor Sie entscheiden, wie Sie darauf reagieren möchten.
   • Wenn Ihr Arbeitgeber Sie beispielsweise kritisiert oder Ihnen Anweisungen zu einem Job gibt, machen Sie sich während des Gesprächs Notizen, zögern Sie jedoch nicht, Ihre außerberuflichen Tätigkeiten fortzusetzen, sobald der Anruf beendet ist. Wenn die Aufgabe, die er Ihnen gegeben hat, nicht dringend ist, können Sie sie beiseite legen und während der normalen Arbeitszeit ausführen.
   • Auf der anderen Seite müssen Sie sich, wenn es sich um einen Notfall handelt, in die Lage versetzen, das Problem zu lösen, ohne eine Sekunde zu verlieren, ganz nach den Wünschen Ihres Chefs.

4. 
   

   
   Bewerten Sie Ihre Arbeitszufriedenheit. Ihr Chef kann nicht davon ausgehen, dass Sie 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche erreichbar sind. Es gibt jedoch keine Garantie dafür, dass seine Erwartungen angemessen sind. Wenn Ihr Chef Sie regelmäßig nach Geschäftsschluss anruft und Sie sich unwohl oder ängstlich fühlen, ziehen Sie in Betracht, einen anderen Job zu suchen.
   • Schalten Sie Ihr Handy aus, wenn Sie wissen, dass Ihr Arbeitgeber nach Geschäftsschluss anruft. Wenn Sie jedoch nicht gewerkschaftlich organisiert sind, können Sie wahrscheinlich jederzeit entlassen werden. Ihr Chef kann sich zurückziehen, wenn er bemerkt, dass Sie seine Anrufe nach der Arbeitszeit nicht annehmen oder Sie dafür zurückschicken.