Wie schreibe ich ein Projekt, um es seiner Verwaltung vorzulegen?

Inhalt

• Stufen
• Teil 1 Dein Projekt schreiben
• Teil 2 Teile dein Projekt

Zu wissen, wie Sie ein Projekt bei Ihrer Verwaltung einreichen, ist eine nützliche Fähigkeit, die Sie benötigen, wenn Sie neue Möglichkeiten zur Erfassung zusätzlicher Einnahmen, Vorschläge für Verfahrensverbesserungen oder die Bereitstellung effektiver und wirtschaftlicherer Techniken präsentieren möchten. Sie können auch entscheiden, einen Vorschlag zu verfassen, wenn Sie der Meinung sind, dass etwas geändert werden muss. Wenn Sie ein solches Dokument beschreiben möchten, um es der Verwaltung Ihres Unternehmens vorzulegen, müssen Sie sich zunächst die erforderliche Zeit nehmen, um die relevanten Informationen zu sammeln. Sie können Ihre Ideen auch Ihren Kollegen vorlegen, um deren Meinung zu erfahren, ob sie sich an Ihr Projekt halten. Danach müssen Sie sicherstellen, dass Sie taktvoll an Ihre Richtung herangehen.

Stufen

Teil 1 Dein Projekt schreiben

1. 
   

   
   Bestimmen Sie genau das betreffende Problem oder Ihre Idee. Wenn Sie Kostensenkungs- oder Rationalisierungsvorgänge beschreiben möchten, müssen Sie zuerst das Hauptproblem ermitteln. Meistens ist die Idee für Sie klar, aber wenn Sie darüber kommunizieren oder Lösungen anbieten möchten, ist es ratsam, sehr aufmerksam zu sein.

2. 
   

   
   Recherchiere. Bevor Sie ein Projekt schreiben, ist es wichtig, dass Sie alle Elemente analysieren, die sich darauf beziehen. Sprechen Sie mit den Beteiligten, ob Kollegen, Manager oder Kunden. Sie können auch ähnliche Programme anderer Unternehmen lesen, um zu sehen, was sie anders machen.
   • Wenn Sie beispielsweise der Meinung sind, dass das Management das Catering ändern muss, besprechen Sie dies zunächst mit dem Küchenpersonal. Was denken sie? Mussten sie woanders mit anderen Caterern zusammenarbeiten? Was halten Ihre Kollegen davon? Dies sind alles Aspekte, die Sie ansprechen müssen. Es kann durchaus sein, dass Ihre Unzufriedenheit eher eine Frage des persönlichen Geschmacks als der Qualität ist.

3. 
   

   
   
   
   Schreiben Sie eine Beschreibung des Problems. Beschreiben Sie zunächst die aktuelle Situation, bevor Sie mit dem Schreiben Ihres Projekts beginnen. Markieren Sie dann die relevanten Fakten (Orte, Daten, Beteiligte). Beurteile auf dieser Ebene nicht, sondern konzentriere dich stattdessen darauf, die Dinge so zu erklären, wie sie sind.
   • Als Beispiel könnte man schreiben: "Unternehmen X profitiert seit sieben Jahren vom Catering-Service Y. In diesem Zeitraum ging die Anzahl der Hauptgerichte von fünf auf zwei zurück. Die Anzahl der Gerichte, hauptsächlich für Vegetarier, ist ebenfalls gesunken, und es gibt sogar Tage, an denen nichts dergleichen vorgeschlagen wird.

4. 
   

   
   Erklären Sie, was Sie als Lösung vorschlagen. Sobald Sie das Problem identifiziert haben, können Sie genau das schreiben, was Sie vorhaben. Konzentrieren Sie sich auf den wichtigsten Aspekt. Beweisen Sie, dass Ihre Beobachtungen auf Ihren Recherchen beruhen.
   • Sie könnten beispielsweise schreiben: "Ich schlage vor, dass der Caterer für Unternehmen X durch einen anderen ersetzt wird. Unternehmen X hat diesbezüglich mehrere Optionen. Sowohl W- als auch Z-Caterer bieten eine größere Auswahl an Menüs und Kosten, die mit denen unseres derzeitigen Anbieters vergleichbar sind. Da Caterer Z jeden Tag vegetarische, vegane und glutenfreie Hauptgerichte anbietet, könnte es außerdem die Bedürfnisse unserer Belegschaft besser erfüllen. Was den W-Caterer betrifft, bietet er weniger Gerichte für Veganer, könnte aber auch eine gute Wahl sein. Eine 2011 durchgeführte Umfrage ergab, dass 40% unserer Mitarbeiter Vegetarier, 10% Veganer und 2% glutenfreie Lebensmittel bevorzugen.

5. 
   

   
   
   
   Entwickeln Sie einen Plan. Beschreiben Sie jeden Schritt und konzentrieren Sie sich auf Zeitpläne oder Kosten für deren Implementierung. Seien Sie klar darüber, was Sie wissen und was noch zu entdecken ist. Denken Sie daran, nummerierte Schritte zu schreiben und dann weitere Details anzugeben. Überschätzen Sie nicht die Bedeutung der Innovation, die Sie einbringen möchten, sondern präsentieren Sie die Ergebnisse, die Sie erwarten.
   • Um den Caterer zu wechseln, müssen wir: 1: unseren Vertrag mit dem Caterer beenden, 2: die Gerichte der Dienstleister W und Z probieren, 3: einen von ihnen auswählen, 4: einen Vertrag mit dem gewählten Caterer unterzeichnen. Die Gebühren sollten mit den derzeit von Caterer Y angebotenen Gebühren vergleichbar sein. Solange wir unseren Vertrag mit Supplier Y kündigen, sollte keine finanzielle Sanktion verhängt werden. Wenn unsere Mitarbeiter mehr Wert auf neue Mahlzeiten legen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie an ihrem Arbeitsplatz zufriedener sind.

6. 
   

   
   Erheben Sie die möglichen Einwände. Zeigen Sie, dass Sie sich der Mängel in Ihrem Plan voll bewusst sind. Wird es bei den Mitarbeitern Widerstand geben? Zum Beispiel könnten einige Leute die Dienste Ihres derzeitigen Caterers mögen. Könnten Sie eine Regierungsbehörde davon überzeugen, dass Ihre neue Idee sicher ist? Besprechen Sie die Schritte, die Sie planen, um andere von der Machbarkeit und Relevanz Ihres Projekts zu überzeugen.

7. 
   

   
   Geben Sie die benötigten Materialien und das benötigte Personal an. Wenn das von Ihnen vorgeschlagene neue Projekt den Kauf von Materialien oder die Einstellung neuer Mitarbeiter erfordert, geben Sie dies an, nachdem Sie die Schritte beschrieben haben. Denken Sie auch daran, die benötigte Zeit anzugeben, da dies auch eine Ressource ist. Erstellen Sie eine Checkliste, um sich davon zu lösen. Sie könnten beispielsweise Folgendes schreiben.
   • Notwendig: Unterausschuss zur Bewertung des Caterers (4 Personen aus verschiedenen Unternehmensteilen), 2 Stunden für die Verkostung und 3 Stunden für das Verfassen des Berichts.

8. 
   

   
   Schlüsse ziehen basierend auf den Hauptvorteilen. Egal, welche Änderung Sie vornehmen möchten, wiederholen Sie diesen Vorgang am Ende erneut. Besprechen Sie noch einmal die drei Hauptelemente Ihres Projekts und geben Sie dann einen abschließenden Satz. Betrachten Sie es als Ihre Zusammenfassung. Zur Veranschaulichung könnte man folgendes sagen.
   • "Wie dieser Vorschlag zeigt, hat Caterer Y die Anzahl der Vorspeisen, die er in den letzten sieben Jahren angeboten hat, reduziert. Die Anbieter W und Z bieten abwechslungsreichere Menüs zu vergleichbaren Preisen an. Ich schlage vor, dass wir mit diesen Caterern Verkostungstests durchführen, um einen neuen Lebensmittellieferanten für dieses Unternehmen zu finden. Dies wird sicherlich die Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeiter fördern. "
   • Erwähnen Sie spezifische geldwerte oder quantitative Vorteile. Wenn Ihre Innovation beispielsweise die Kosten senken kann, müssen Sie dies hervorheben.
   • Präsentieren Sie den qualitativen Nutzen. Ein Unternehmen profitiert manchmal von einer Reihe von Vorteilen, die mit konkreten Daten und Zahlen nicht quantifiziert werden können. Wenn Ihre Idee zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit beiträgt, ist es wichtig, dass Sie sie erwähnen. Diese Verbesserungen können genauso vorteilhaft sein wie die quantitativen.

Teil 2 Teile dein Projekt

1. 
   

   
   Bitten Sie einen Kollegen, es zu lesen. Sie sollten im Idealfall einen Kollegen bitten, Ihr Projekt zu lesen und Ihnen seine Meinung mitzuteilen. Er kann den Inhalt Ihres Programms genehmigen, sollte dies jedoch nicht der Fall sein, ziehen Sie seine Einwände in Betracht. Wenn Sie der Meinung sind, dass diese relevant und besser sind als das, was Sie vorschlagen, dann ziehen Sie eine Überprüfung in Betracht. Wenn Sie die Relevanz der Argumente verstehen, sie jedoch nicht akzeptieren, sollten Sie sie in Ihren Abschnitt mit den Einwänden aufnehmen.

2. 
   

   
   Überprüfen Sie Ihr Projekt erneut. Sobald Sie Ihr Projekt geschrieben haben und ein Kollege es gelesen hat, müssen Sie es überprüfen, um die Sprachverständlichkeit, die Grammatik, die Genauigkeit und die Anzahl der Wörter zu verbessern. Sie sollten einen Vorschlag nicht zu lange machen, sonst riskieren Sie, dass Ihre Führungskräfte ihn nicht lesen. Tun Sie alles, um alles maximal auf ein bis zwei Seiten zu belassen.

3. 
   

   
   Reichen Sie das Projekt bei Ihrer Verwaltung ein. Sobald Sie das Gefühl haben, dass Ihr Projekt fertig ist, identifizieren Sie die Person, an die Sie es senden müssen. In einigen Organisationen ist jedem bekannt, der für die Entscheidungsfindung verantwortlich ist. In anderen Gesellschaften mit eher lateralen Strukturen ist es möglicherweise schwieriger zu wissen, wer die wirklichen Entscheidungsträger sind. Machen Sie eine gründliche Untersuchung Ihres Unternehmens, um festzustellen, wer für solche Probleme verantwortlich ist.
   • Wenn Sie wissen, an wen Sie Ihr Projekt übergeben müssen, prüfen Sie, ob Sie ein Tête-à-Tête mit ihm haben können. Sehr oft reagieren die Menschen günstiger auf Anfragen nach Innovationen, wenn der Austausch von Angesicht zu Angesicht erfolgt. Wenn nicht, senden Sie eine Papierversion des Projekts oder eine.